Jak používat nástroj Vyčištění konverzace v aplikaci Outlook

Někteří lidé chtějí, aby si své složky aplikace Outlook dokonale kontrolovali, e-maily byly přesně kategorizovány a uloženy v logické, minimální struktuře složek. Většina z nás není taková, takže společnost Microsoft poskytla nástroje, které vám pomohou. Jedním z těchto nástrojů je málo známý nástroj pro vyčištění konverzací, který z konverzace odstraní nebo přesune redundantní e-maily. Zde je návod, jak to funguje.

Nástroj pro vyčištění konverzace můžete spustit v rámci jedné konverzace, složky nebo složky a všech jejích podsložek. Hledá e-maily, které jsou nadbytečné, což znamená, že jsou zahrnuty v plném rozsahu v jiné zprávě v konverzaci. Poté bude (výchozí) odstraněn nebo přesunut tyto e-maily do jiné složky v závislosti na tom, jak jste je nastavili. To pomáhá udržovat vaši poštovní schránku zaplněnou několika kopiemi stejné zprávy.

Nejprve je třeba nastavit parametry Konverzní vyčištění. Přejděte na položku Soubor> Možnosti> Pošta a přejděte dolů na část "Konverzní vyčištění".

Ve výchozím nastavení vymaže konverzace položky, ale pokud chcete přesunout nadbytečné položky do složky, můžete kliknout na tlačítko "Procházet" a vybrat složku, do které chcete přesunout. To je užitečné, pokud chcete zkontrolovat sami sebe, že zprávy, které nástroj najde, jsou opravdu nadbytečné. Nástroj pro vyčištění konverzace je v našich zkušenostech spolehlivý, ale někdy neexistuje žádná náhrada pro kontrolu věcí sami.

Pravděpodobně můžete ponechat jiné výchozí možnosti, protože mají velký smysl, ale pokud se vaše situace nebo preference liší, pokračujte a zapněte nebo vypněte parametry, jak uznáte za vhodné. Jakmile máte nastavení tak, jak chcete, klikněte na "OK" pro návrat do aplikace Outlook.

Nyní musíte nástroj otevřít. Na kartě Domů klikněte na tlačítko Vyčistit. Rozbalovací nabídka vám umožňuje vyčistit konverzaci aktuálně vybranou ve složce, celou složku nebo celou složku a všechny podsložky.

K této nabídce můžete přistupovat také kliknutím na možnost Složka> Vyčistit složku, pokud nepotřebujete volbu "Vyčistit konverzaci".

Pojedeme s "Vyčistit složku", ale proces je stejný, ať už vyčistíte konverzace, složku nebo složku a její podsložky. A pro volbu jedním klepnutím můžete klepnout pravým tlačítkem myši na složku v navigačním podokně a vybrat "Vyčistit složku".

Při prvním spuštění tohoto nástroje se objeví varování, které vám umožní změnit nastavení, spustit nástroj nebo zrušit operaci.

Chcete-li nástroj spustit, aniž byste viděli toto vyskakovací okno, povolte volbu "Znovu nezobrazovat tuto zprávu".

Klepnutím na tlačítko "Clean Up Folder" spusťte nástroj (pokud jste zapnuli možnost "Nezobrazovat tuto zprávu znovu", pak od tohoto okamžiku bude nástroj spuštěn, jakmile jej vyberete). Když je nástroj spuštěn, což může chvíli trvat, pokud ho poprvé spustíte ve složce s množstvím zpráv, zobrazí se v dolní části aplikace Outlook stavové oznámení.

Můžete stále používat Outlook, zatímco je spuštěn. Jakmile oznámení o stavu zmizí, nástroj skončil. Neřekne vám, že je dokončeno - nástroj je navržen tak, aby běžel na pozadí, aby vám pomohl, ne bombardoval vás zprávami - ale řekne vám, jestli nenajde žádné zprávy k vyčištění.

To je vše, co je k tomu. Když jsme tento nástroj spustili na příkladové složce obsahující 2487 e-mailů, našli 502 e-mailů, které by mohly být smazány. Více než pětina e-mailů ve složce byla nadbytečná, takže je to oko-otevírač a nástroj, který stojí za to použít, pokud máte nedostatek místa nebo jste unaveni brodením rozhovorů.