Jak používat Vyčištění poštovní schránky k vyčištění složek aplikace Outlook z odpadků

Vyčištění poštovní schránky v aplikaci Outlook je sada nástrojů určených k odstranění odpadků z vaší poštovní schránky. Můžete jej použít ke kontrole velikosti vaší poštovní schránky, vyčistit položky automaticky podle velikosti a data a provést několik dalších funkcí. Projděte je a podívejte se.

Nejprve je třeba nástroj otevřít. Hlava do Soubor> Nástroje a klikněte na Vyčistit poštovní schránku.

K dispozici jsou některé nástroje a začneme se podívat na množství dat ve vaší poštovní schránce.

Zkontrolujte velikost vaší poštovní schránky

Vaše poštovní schránka aplikace Outlook se skládá ze složek - Doručená pošta, Odeslaná pošta, Archiv a další - a vědět, jak velikost složek pomáhá zjistit, kde jsou všechny vaše e-maily. Chcete-li zjistit, klikněte na "Zobrazit velikost schránky".

Otevře se okno Velikost složky, které zobrazuje velikost každé složky. Ve výchozím nastavení se na kartě Místní data otevře. Místní data jsou data uložená v počítači v souborech .pst a.ost.

Sloupce zobrazují název složky, velikost a celkovou velikost (což je velikost včetně všech podsložek). Nejlepší částí tohoto pohledu je, že vám zobrazuje složky, které obvykle nepovažujete, jako kalendář. Pokud máte několik let žádostí o schůzky a schůzky, můžete v kalendáři snadno získat slušné množství kilobajtů, které můžete vyčistit odstraněním starých událostí.

Chcete-li zobrazit velikost složek na poštovním serveru, klepněte na kartu "Server Data". Při prvním otevření této karty může chvíli trvat, než se data naplní. Důvodem je to, že aplikace Outlook kontaktuje server Exchange, vyžádá si údaje o souborech (které jsou počítány za běhu) a poté stahování a zobrazení výsledků.

Každým dalším časem, kdy otevřete tuto kartu, bude načítání dat mnohem rychlejší, protože Exchange musí provést analýzu rozdílů a většina složek tolik změní velikost. Po načtení karty se na serveru Exchange zobrazí velikost složky. To nemusí být shodné s velikostí na kartě Místní údaje, protože aplikace Outlook nemusí nutně stahovat všechny zprávy do počítače.

Například na kartě Místní data je složka Celková velikost archivu 116805 kb, ale na kartě Údaje serveru je celková velikost 363399 kb a rozdíl 2665 MB. To je spousta mailů, které nejsou v místních datech viditelné. Co se děje?

Ve výchozím nastavení aplikace Outlook uchovává určitý počet e-mailů u místního klienta, aby se ujistil, že váš e-mail neobdrží příliš mnoho místa. V počítačích s pevným diskem větším než 64 gb (což je většina z nich v dnešní době) aplikace Outlook bude v počítači udržovat pouze e-maily z posledního roku. Starší e-maily jsou uloženy na e-mailovém serveru a máte k nim přístup. Můžete stahovat starší e-maily a změnit tuto výchozí hodnotu, pokud chcete. Mějte na paměti, že můžete změnit výchozí nastavení tak, aby se stáhlo méně mail, takže pokud se snažíte o místo, můžete změnit výchozí nastavení z 1 roku na 6 měsíců (nebo méně).

(Poznámka: Tato skutečnost se týká pouze účtů používajících server Microsoft Exchange, jako jsou Hotmail, live.com, O365 a některé firemní účty. Pokud používáte aplikaci Outlook pro stahování pošty od jiných poskytovatelů, jako je Google nebo Yahoo, toto nastavení je ignorováno a všechny mail je stažen.)

Nyní, když víte, kolik dat obsahují vaše složky, můžete upřednostnit, které z nich vyčistíte.

Vyhledávání staré nebo velké pošty

Pokud máte poštu v mnoha různých složkách, můžete prohledat celou poštovní schránku pro starší nebo větší e-maily.

To je velmi užitečné, pokud chcete najít e-maily s velkými přílohami, které můžete buď odstranit, nebo přesunout z aplikace Outlook na pevný disk nebo službu cloud. Například pokud chcete najít všechny e-maily nad 5 MB, můžete změnit pole "Najít položky větší než" na 5000 kb a pak klepněte na tlačítko "Najít".

Standardní vyhledávací panel aplikace Outlook se vrátí se seznamem e-mailů, které jsou nejméně 5 MB.

Tyto výsledky pouze vracejí e-maily, ale můžete změnit pole "Look" na jakýkoli konkrétní typ souboru, pokud chcete poslat širší síť.

Z výsledků vyhledávání můžete otevřít každý z e-mailů a odstranit nebo odstranit přílohy. Nezapomeňte uložit přílohy dříve, než je odstraníte nebo je odstraníte, pokud je chcete uložit.

Vypnutí automatického archivace

Můžete nastavit parametry automatického archivace pro každou jednotlivou složku v aplikaci Outlook, něco, co jsme již dříve zahrnovali jako součást širšího pohledu na udržení hladkého běhu aplikace Outlook. Pokud jste nastavili pravidla automatického archivace, můžete je vyškrtnout v kartě Vyčištění pošty kliknutím na tlačítko "AutoArchive".

Tento proces prochází všemi složkami v aplikaci Outlook a použije všechna pravidla automatického archivace, které jste nastavili. Pokud jste je nenastavili, pak byste se mohli obávat, že vám toto tlačítko náhodou zasáhne, ale nemějte strach - výchozí autorarchické pravidlo je nic.

Zobrazení a vyprázdnění odstraněných položek

Pokud chcete "vymažte" svou poštu přesunutím do složky Odstraněná pošta a zřídka ji vyprázdněte, je tato volba pro vás.

Poznámka: Někteří lidé chtějí používat složku Odstraněné položky jako druh archivu, hodit tam věci a nikdy vyprázdnit složku. To není dobrý nápad, protože existuje spousta způsobů, jak snadno vyprázdnit složku Smazané položky. Místo toho, pokud potřebujete udržet zprávu, nastavte archiv!

Kliknutím na tlačítko "Zobrazit velikost odstraněných položek" zjistíte, kolik místa jste odstranili, poté se zhluboka nadechněte a klikněte na tlačítko "Vyprázdnit".

Tímto odstraníte všechny položky ze složky Odstraněné položky. Pokud vás to děsí, pak se nejprve snažte nejdříve přesunout důležité zprávy do vašeho archivu, ale opravdu byste měli své vymazané položky pravidelně vyprázdnit a ne použijte jej jako archiv.

Zobrazení a odstranění konfliktních e-mailů

Konečnou volbou v nástroji Vyčištění poštovní schránky je odstranit konfliktní zprávy. Jedná se o e-maily, které Outlook považuje za konfliktní s existujícím e-mailem, protože mají stejné informace o hlavičce. Obvykle je to kvůli dočasným synchronizačním problémům se serverem Exchange a měli byste být schopni odstranit tyto e-maily bez problému. Chcete-li zjistit, zda máte ve složce Konflikt nějaké e-maily, klepněte na tlačítko Zobrazit velikost konfliktu a zobrazte filtrovanou verzi okna Složky svazků.

Pokud jsou tam nějaké e-maily, zavřete okno Velikost složky a potom klikněte na tlačítko "Odstranit" v okně Vyčištění poštovní schránky.

To je nástroj Vyčištění poštovní schránky. Není to zvláštní záblesk, ale je to efektivní a užitečné.