Jak nastavit datum vypršení platnosti při sdílení souborů na Disku Google
Sdílení souboru z Disku Google je skvělý způsob, jak umožnit klientům a dodavatelům přístup k dokumentům bez nutnosti stahovat je. Chcete-li, aby lidé měli pouze dočasný přístup k souborům, můžete při jejich sdílení nastavit datum automatického vypršení platnosti. Zde je návod.
Poznámka: Chcete-li tuto funkci používat, jako vlastníka dokumentu musíte mít placený účet G Suite. Lidé, s nimiž sdílíte dokument, to dělají ne potřebujete placený účet pro zobrazení dokumentů.
Jak nastavit datum vypršení platnosti v souborech Disku Google
Spusťte Disk Google, který je propojen s vaším účtem G Suite, klikněte pravým tlačítkem myši na soubor, který chcete sdílet, a v místní nabídce klikněte na odkaz Share..
Přidejte e-mailové adresy všech lidí, se kterými chcete soubor sdílet, a klikněte na tlačítko Odeslat. Pokud odešlete pozvánku do účtu Gmail, tyto osoby budou automaticky přidány do seznamu lidí, kteří mají přístup k souboru. Pokud odesíláte jiný typ adresy, obdrží každá osoba e-mail s odkazem, který směřuje k souboru.
Nyní klikněte pravým tlačítkem na soubor a znovu klikněte na příkaz "Sdílet".
Tentokrát se otevřenými možnostmi sdílení klikněte na odkaz Rozšířené.
Vedle kontaktních informací každé osoby se zobrazí ikona časovače. Klepnutím na něj nastavíte datum vypršení platnosti.
Odtud klikněte na rozbalovací nabídku "Expirace přístupu" a vyberte 7 dní, 30 dnů nebo nastavte vlastní datum vypršení platnosti.
Volbou možnosti "Vlastní datum" otevřete kalendář, abyste si zvolili přesnější datum.
Chcete-li nastavit datum vypršení platnosti pro někoho jiného, klikněte na časovač vedle svého jména. Musíte nastavit datum vypršení platnosti pro každou osobu.
Konečně klikněte na "Uložit změny", abyste dokončili úpravy, které jste provedli všem uživatelům.
Zde je jedna upozornění, o které byste měli vědět. Ve výchozím nastavení mohou lidé, s nimiž sdílíte, stáhnout, vytisknout nebo zkopírovat soubor a pokud tak učiní, budou mít přístup k těmto kopiím po uplynutí jakéhokoli data vypršení platnosti, které jste nastavili. Můžete nastavit jejich oprávnění k zobrazení pouze a potom zapnout možnost "Zakázat možnosti stahování, tisknout a kopírovat pro kometáře a diváky", aby to zabránilo, ale tyto osoby nebudou moci upravit dokument.
Přesto, pokud máte osoby, které potřebují dočasný přístup k zobrazení nebo komentování dokumentu, funguje to skvěle.
