Jak omezit vstup dat v aplikaci Excel s ověřením dat

Pokud používáte tabulky aplikace Excel pro shromažďování údajů od jiných lidí, ale zjistíte, že často pečlivě naplánované buňky naplní špatnou informací, může ověření dat pomoci.

Tento nástroj umožňuje omezit určité buňky, aby umožňovaly pouze správně formátovaná data. Pokud někdo vstoupí na něco, co tam není, jako "oběd na letišti" namísto "15,68 dolarů" na výkazu výdajů - Excel odmítne vstup, dokud se nedostanou. Mysli na to jako na pasivní agresivní způsob, jak zajistit, aby lidé neztráceli čas.

Jako příklad je zde základní pracovní výkaz výkazu How-To Geek. Řekněme, že chceme zajistit, aby lidé zadávali pouze číselné hodnoty, které jsou formátovány jako měna (tj. Některé číslice, za kterým následuje desetinná čárka a následují dvě další číslice) do určitých buněk.

Nejprve vyberte všechny buňky, které chcete omezit.

Přepněte na kartu "Data" na pásu karet a klepněte na tlačítko "Ověření dat". Pokud vaše okno není plné velikosti a etikety se nezobrazují, je to ikona se dvěma horizontálními políčky, zeleným zaškrtnutím a červeným křížem.

V okně Ověření dat klikněte na kartě Nastavení na rozbalovací nabídku Povolit. Zde můžete nastavit konkrétní typ vstupu, který umožní vybrané buňky. Pro náš výkaz výdajů budeme trvat na tom, že uživatelé vložili číslo s dvěma desetinnými hodnotami, a proto bychom zvolili možnost "Desetinná". Můžete také vybrat další kritéria, jako například ujistit, že buňka obsahuje text, čas nebo datum, text určité délky nebo dokonce vlastní vlastní ověření.

Bez ohledu na typ dat, který vyberete v rozbalovací nabídce "Povolit", změníte možnosti, které máte k dispozici na zbytku karty "Nastavení". Protože chceme číselnou hodnotu odpovídající měně, nastavíme rozbalovací nabídku "Data" na nastavení "mezi". Poté nastavíme minimální hodnotu 0,00 a maximální hodnotu 10000,00, což je mnohem více než dostatečné pro pokrytí našich potřeb.

Chcete-li otestovat naše, klikněte na tlačítko "OK" pro nastavení nastavení ověření a pokuste se zadat nesprávnou hodnotu. Například pokud zadáme "palačinky" pro hodnotu Snídaně namísto ceny jídla, zobrazí se chybová zpráva.

Zatímco to omezuje lidi na zadávání pouze správného typu dat, nedává jim žádnou zpětnou vazbu o tom, jaký typ dat je požadován. Takže to také nastavíme.

Vraťte se zpět do okna Ověření dat (Data> Validace dat na pásu karet). Máte zde dvě možnosti (a můžete je použít i v případě, že chcete). Kartu "Input Message" můžete použít k tomu, abyste měli tip pro vyskakovací nástroj, který lidem zobrazí typ dat, který chcete kdykoli vyberete buňku, pro kterou je ověření dat zapnuto. K přizpůsobení chyby, která se zobrazí při zadání nesprávného typu dat, můžete také použít kartu Chyba chyb.

Přejdeme nejprve na kartu "Vstupní zpráva". Ujistěte se, že je zapnuta volba "Zobrazit vstupní zprávu při výběru buňky". Poté zadáním svého popisu nápovědy název a text. Jak můžete vidět níže, stačí kliknout na jednu z buněk, aby se lidé dozvěděli, co se očekává.

Na kartě "Chyba upozornění" můžete přizpůsobit chybovou zprávu, kterou lidé uvidí, když zadávají nesprávný typ dat. Ujistěte se, že je zapnuta možnost "Zobrazit chybovou výstrahu po zadání neplatných dat". V rozbalovací nabídce "Styl" vyberte styl vašeho chybového hlášení. Můžeš jít s Stop (červený kruh s X), Varování (žlutý trojúhelník s vykřičníkem) nebo Informace (modrý kruh s malým písmem "i"), v závislosti na tom, jak moc se má zpráva dostat.

Zadejte název zprávy, text samotné zprávy a potom klepněte na tlačítko "OK" pro dokončení.

Nyní, pokud se někdo pokusí zadat nevhodné údaje, je tato chybová zpráva trochu užitečnější (nebo sarkasticky, pokud dáváte přednost).

Je to trochu extra legwork nastavení ověřování dat, ale může vám ušetřit hodně času později, pokud používáte tabulky pro shromažďování dat od jiných lidí. Je dokonce užitečné, abyste předešli vlastním chybám. A to je dvakrát pravda, pokud jste nastavili vzorce nebo jakékoliv automatizační úkoly, které se na těchto datech spoléhají.