Jak odebrat skryté osobní informace Microsoft Office přidá do dokumentů

Aplikace Microsoft Office ukládá skryté metadata do dokumentů sady Office včetně doby, po kterou jste na nich pracovali, jméno každého, kdo na dokumentu pracoval, když byl dokument vytvořen, a dokonce i předchozí verze dokumentu.

Před publikováním dokumentů sady Office veřejně nebo jejich odesláním někomu pravděpodobně budete chtít zkontrolovat, jaké skryté informace obsahuje dokument a odebrat citlivé údaje. Tato metadata mohou poškodit vaše soukromí nebo být potenciálně trapné.

Zobrazení a odebrání skrytých dat

V aplikaci Office 2013 nebo Office 2010 klepněte na nabídku Soubor, klepněte na tlačítko Informace a nástroj Kontrola dokumentu bude přední a středový a informuje vás o potenciálně citlivých informacích, které dokument obsahuje. Tyto informace jsou zřetelnější než ve starších verzích sady Office, ale přesto je snadné je vynechat, pokud si nejste jisti, že Office přidává tato citlivá data do vašich dokumentů.

V sadě Office 2007 klepněte na tlačítko Office orb na pásu karet, přejděte na položku Prepare a klepněte na položku Kontrola dokumentu.

Chcete-li zobrazit skryté metadata v dokumentu, klepněte na tlačítko Kontrola problémů, klepněte na položku Kontrola dokumentu a vyberte typy metadat, u kterých chcete dokument prověřit. Můžete nechat všechny vybrané možnosti prozkoumat dokument pro všechny typy metadat.

Klepněte na položku Inspekce a služba Office prohledá dokument pro metadata. Klikněte na tlačítko Odebrat vše vedle typu metadat, které chcete odstranit.

Všimněte si, že po odstranění většiny těchto metadat nebudete moci obnovit. Z tohoto důvodu společnost Microsoft doporučuje vytvořit novou kopii dokumentu (použijte funkci Uložit jako) před odstraněním metadat a publikováním dokumentu. Pak budete mít kopii dokumentu s metadata. Samozřejmě, pokud nechcete mít tuto metadata vůbec, stačí ji odstranit, aniž byste se museli starat o zachování kopie.

Jaký typ metadat ukládá Office?

Kancelář uloží vlastnosti dokumentu včetně podrobností, jako je autor, předmět, název, datum vytvoření dokumentu, kdy jste jej naposledy upravili a dobu, po kterou jste pracovali na dokumentu. Tyto vlastnosti budou také obsahovat název jakékoli šablony, kterou jste použili při vytváření dokumentu, záhlaví e-mailů a další související informace. To může být trapné - například můžete poslat zprávu TPS šéfovi a říkat, že jste celý den pracovala na tom samém. Metadata by však mohla odhalit, že jste pracovali jen několik minut na zprávě TPS, spolupracovali jste s jinými lidmi a při vytváření šablony používali šablonu s názvem "Useless TPS Report Template". Ještě horší je, že existují další důsledky týkající se ochrany soukromí - možná budete chtít publikovat dokument na webu bez vašeho názvu s ním spojeného, ​​ale vaše jméno se ve výchozím nastavení objeví ve vlastnostech dokumentu.

Záhlaví, zápatí, vodoznak a text formátovaný jako skrytý text by mohly být také zahrnuty, ale nebudou se objevovat, pokud uděláte zbytečné skenování dokumentu. Nástroj vám říká, zda váš dokument obsahuje tyto informace.

Pokud jste při psaní dokumentu spolupracovali s jinými lidmi, bude obsahovat ještě více dat. Metadata zobrazí jména všech pracovníků, kteří pracovali na dokumentu, stejně jako komentáře, revizní značky, anotace inkoustu a předchozí verze dokumentu. Pokud publikujete dokument, na kterém jste pracovali, pravděpodobně budete chtít všechna tato data odstranit, než je sdílet.

Jak zabránit uložení metadat ze sady Office

Bohužel budete muset použít nástroj Inspektor dokumentu k odstranění citlivých dat z každého jednotlivého dokumentu předtím, než ho publikujete nebo s ním sdílíte. Neexistuje žádný integrovaný způsob, jak tyto informace odstranit z více dokumentů najednou, ani neexistuje nastavení pro celé Office, které by zabránilo aplikaci Office používat tato data pro dokumenty.

Však můžete Office automaticky odebrat metadata při každém uložení souboru. Toto nastavení musíte použít pro každý dokument, který používáte - je to nastavení specifické pro dokument, nikoli nastavení pro celé zařízení.

Chcete-li zabránit Office uložení metadat spolu s dokumenty, klepněte na nabídku Soubor, klepněte na tlačítko Možnosti a vyberte kategorii Trust Center. Klikněte na tlačítko Nastavení centra důvěryhodnosti a vyberte Možnosti soukromí. Povolte možnost "Odebrat osobní informace z vlastností souborů při uložení". Pokud se zobrazí šedě, klepněte na tlačítko Inspektor dokumentu níže, spusťte Inspektor dokumentů a odstraňte všechny osobní údaje dokumentu. Potom byste měli kliknout na zaškrtávací políčko.

Nezapomeňte, že musíte tuto možnost změnit pro každý dokument zvlášť.

Tyto informace mohou být užitečné a některé z nich jsou dokonce klíčové pro spolupráci nebo pro podniky, aby sledovaly, kdo pracoval na dokumentu. Ale když je čas zveřejnit dokument, pravděpodobně budete chtít tuto metadata odstranit.