Jak odkazovat na text z jiných dokumentů v aplikaci Microsoft Word

Pravděpodobně máte nějaký text, který často zadáváte do dokumentů aplikace Word, například adresy. Namísto opakovaného zadávání tohoto textu pokaždé, když jej potřebujete, můžete tento běžný text umístit do jednoho dokumentu aplikace Word a odkazovat jej v jiných dokumentech - bude dokonce automaticky aktualizován ve všech dokumentech, pokud jej změníte.

Řekněme, že chcete umístit adresu do zápatí dokumentů, ale adresa se čas od času mění. Adresu můžete uložit do samostatného běžného dokumentu aplikace Word a ve svém sestavě použít pole, ve kterém můžete text vytisknout ze společného dokumentu a aktualizovat, kdykoli se změní. Ukážeme vám, jak to udělat.

Chcete-li začít, vytvořte nový dokument aplikace Word, který bude sloužit jako repository pro adresu, kterou chcete vložit do jiných dokumentů aplikace Word. Uložte jej na místo, které bude přístupné jinými dokumenty. Neukládejte ji například na síťovou jednotku, ke které nemáte vždy přístup.

Použijeme záložky, abychom se mohli seznámit s adresou v našem společném dokumentu. Zadejte řetězec textu, který chcete vložit do jiných dokumentů (v našem případě adresu). Vytvořte záložku tím, že zvýrazníte název a přejdete do nabídky Vložit> Záložka a přidáte jej název, například "Adresa". Další informace naleznete v nápovědě k záložkám v aplikaci Word.

Mějte na paměti, že názvy záložek nemohou mít žádné mezery. Doporučujeme uvést název záložky nad každou položku ve vašem společném informačním souboru, abyste snadno zjistili, který název chcete použít pro kterou položku. To je obzvláště užitečné, pokud hodláte mít v tomto společném dokumentu mnoho opakovaně použitelných položek. V našem příkladu jsme naši adresu přidali do společného informačního dokumentu a nad položkou vložili název záložek "Adresa".

Po přidání položky do společného dokumentu můžete uložit a zavřít. Otevřete dokument, do kterého chcete vložit adresu a umístěte kurzor na místo, kde chcete tento text přejít. Pro náš příklad přidáme zápatí a vložíme tam adresu.

Použijeme kód pole INCLUDETEXT k odkazu na záložku, kterou jsme vytvořili ve společném dokumentu. Chcete-li to provést, vložte závorky pro kód pole stisknutím klávesy "Ctrl + F9".

Poznámka: Prostřednictvím kódů polí nelze zadat pouze normální závorky. Pro vložení správného typu závorek musíte použít "Ctrl + F9".

Kurzor se automaticky umístí mezi závorky. Zadejte následující text mezi závorky a nahradit "" úplnou absolutní cestu k vašemu běžnému slovu s názvem, který chcete vložit. Nahraďte "" s názvem záložky, který jste přiřadili k položce společného dokumentu.

INCLUDETEXT "" 

POZNÁMKA: Nezadávejte závorky do kódu pole.

Například jsme zadali následující mezi závorky kódu:

INCLUDETEXT "C: \\ Users \\ Lori \ Documents \\ Společné informace \\ CommonInformation.docx" Adresa

POZNÁMKA: Musíte použít dvojité zpětné lomítko, jako jsme to udělali. Ujistěte se, že při psaní výše uvedeného kódu do pole použijte rovnou uvozovky, nikoliv inteligentní citace.

Chcete-li získat adresu ze společného dokumentu a vložit ji do právě zadaného kódu pole, klepněte pravým tlačítkem myši na kód pole a z rozbalovací nabídky vyberte možnost "Aktualizovat pole".

Adresa se zobrazí v dokumentu. Konzoly se stále zobrazují kolem adresy, pokud máte možnost "Zobrazit záložky". Znovu se podívejte do našeho článku o záložkách, kde se dozvíte, jak tuto možnost vypnout. Také kód pole může být stínovaný. Tuto možnost můžete také vypnout.

Chcete-li změnit kód pole, můžete jej znovu zobrazit spíše než výsledek. Chcete-li to provést, klepněte pravým tlačítkem myši na výslednou položku a z rozbalovací nabídky vyberte možnost "Přepnout kódy polí". Text, který jste zadali do kódu pole, se znovu zobrazí a můžete jej upravit. Jednoduše aktualizujte pole a zobrazte nový výsledek.

Jakmile vytvoříte svůj společný dokument, můžete jej použít k uložení dalších položek, které často zapisujete do dokumentů aplikace Word. Jednoduše použijte samostatné pole INCLUDETEXT v dokumentech aplikace Word pro každou informaci, kterou chcete automaticky vložit z vašeho společného dokumentu.