Jak zaznamenat makra a automatizovat tíživé úlohy v aplikaci Microsoft Word

Makra jsou základní bity programování, které vám umožňují stisknout rychlé tlačítko nebo klávesovou zkratku pro spuštění předem zaznamenané akce. Zde je návod, jak usnadnit práci v aplikaci Word.

Co je to makro?

Makro je opravdu jen nahrávání řady tlačítek, kliknutí a psaní. Když zaznamenáte makro, dosáhnete záznamu, provedete kroky, které chcete automatizovat, zastavíte nahrávání, umožníte aplikaci Word vytvořit programování pro vás a potom přiřadit makro tlačítku nebo klávesové zkratce. Kdykoli chcete tuto sérii akcí v budoucnu provést, aktivujte makro.

Můžete použít makra pro všechny druhy věcí. Upřímně řečeno, možnosti jsou do značné míry neomezené. Můžete například nastavit makro, které vytvoří nový zápatí s informacemi o společnosti, formátuje text, který se vám líbí, a dokonce vloží čísla stránek. Takže proč ne to jen pomocí šablony s nějakým textem? No, můžete. Ale co se stane, když máte existující dokument, ke kterému chcete tyto věci přidat?

Mohli byste také vytvořit makra pro vkládání již formátovaných tabulek určité velikosti, hledání konkrétního odstavcového stylu nebo jen vložit nějaký text.

Použijeme velmi základní příklad vložení nějakého textu, který vás provede procesem záznamu makra. Ale použijte svou představivost a experiment. Budete překvapeni, jak moc s nimi můžete dělat.

Jak zaznamenat makro

Nejprve vytvořte nový prázdný dokument aplikace Word, který budete pracovat. Můžete uložit makra v databázi celého systému, takže pro každý dokument, na kterém pracujete, nemusíte vytvářet nové. V prázdném dokumentu přepněte na kartu "Zobrazit" na pásu karet, klikněte na rozbalovací nabídku "Makra" a poté klikněte na příkaz "Záznam makra".

Dále uveďte příslušné jméno maker a zadejte stručný popis. Je to důležitý krok, zvlášť pokud plánujete dělat spoustu maker. Pro náš příklad vytvoříme nějaký vtipný textový vkládání, které zadá název: "Lwaxana Troi, dcera Pátého domu, držitel posvátného kalicha Rixxe, dědic Svatých kruhů z Betazedu" - něco, co jsme by nechtěl psát znovu a znovu, kdyby to byl celý náš titul.

Zvolte, zda chcete přiřadit makro tlačítku nebo klávesové zkratce. Nakonec zvolte, kam má uložit vaše makro. Výchozí nastavení je uložit do hlavní šablony aplikace Word (soubor s názvem Normal.dotm), abyste ji mohli použít ve všech svých dokumentech. Můžete je však také ukládat pouze v aktuálním dokumentu, pokud chcete. Po dokončení klikněte na tlačítko "OK".

V zájmu tohoto vysvětlujícího vám ukážeme proces tvorby pro tlačítko i klávesnici. Všimněte si, že můžete vždy kliknout na tlačítko nabídky "Makra" a později upravit tato nastavení, pokud je chcete změnit.

Pokud zvolíte možnost "Tlačítko", zobrazí se vám obrazovka, která vám umožní vybrat, kam chcete nové tlačítko uložit. Výchozí nastavení je umístit na panel nástrojů Rychlý přístup. Klepněte na název makra v levém sloupci a klepnutím na tlačítko "Přidat" přidáte makro do seznamu tlačítek pro panel nástrojů zobrazený vpravo. Po dokončení klikněte na tlačítko "OK".

Pokud přidělíte své makro k klávesové zkratce, zobrazí se namísto toho obrazovka níže. Ujistěte se, že v podokně "Příkazy" je vybráno jméno makra, klepněte na tlačítko "Stiskněte nový klíč zkratek" a stiskněte kombinaci klávesnice, kterou chcete použít. Můžete zvolit téměř jakoukoli kombinaci kláves Ctrl, Alt, Shift a jakéhokoli jiného primárního klíče, ale pamatujte na to, že budete potřebovat jeden, který ještě není přiřazen k zástupci aplikace Word nebo Windows / MacOS.

Pro naše jokey Star Trek makro, budeme držet Ctrl, pak stiskněte L, pusťte L, a pak stiskněte tlačítko T-all bez uvolnění klávesy Ctrl. Výsledná zkratka je vyjádřena jako "Ctrl + L, T". Rozšíření několika písmen je způsob, jak se vyhnout konfliktům s běžnými výchozími zkratkami. Po dokončení klikněte na tlačítko Přiřadit a potom klikněte na tlačítko Zavřít.

Nyní jste umístěni zpět do hlavního psacího rozhraní aplikace Word. Program je v režimu záznamu, proto proveďte všechny akce, které se vám líbí. Můžete kliknout na tlačítka, otevřít nabídky, vložit objekty - pojmenujete je. Slovo hodinky a záznamy, co děláte jako makro. A nemějte strach, že si budete chtít dát čas. Slovo skutečně nedělí tyto akce s rychlostí, kterou provádíte. Místo toho provede skutečné akce, které provedete, a vytvoří skript, který je spustí.

Pro náš příklad právě opakujeme naše poněkud nerdy jméno a titul:

Během vytváření makra můžete klepnout na tlačítko Pozastavit nahrávání, pokud potřebujete nějakou úpravu nebo některé rychlé poznámky. Klepnutím na tlačítko "Obnovit záznamník" pokračujte v práci na makru.

Když skončíte, znovu otevřete rozbalovací nabídku Makra a poté klikněte na příkaz "Zastavit nahrávání".

A je to. Word vytvoří z vašeho záznamu makro a uloží jej jako tlačítko nebo klávesovou zkratku (ať už jste se rozhodli).

Chcete-li spustit makro, klepněte na přiřazené tlačítko nebo na klávesovou zkratku, kterou jste definovali. Pokud jste si vybrali možnost tlačítka, uvidíte tlačítko makra v panelu nástrojů Rychlý přístup v horní části okna.

Je zřejmé, že je to super jednoduchý příklad, který jsme vám dali. Pomocí aplikace Word můžete vytvářet docela sofistikované makra. Pokročilí uživatelé mohou dokonce ručně naprogramovat vlastní (nebo ručně vyladit své zaznamenané makra). Ale tato příručka by měla přinejmenším začít vytvářet nějaké základní makra.

Obrázek kredit: Mopic / Shutterstock