Jak rychle vložit bloky textu v aplikaci Microsoft Word s automatickým textem

Všichni máme několik velkých textů, které musíme psát pravidelně - například vaše adresa, dlouhé názvy nebo fráze nebo dokonce tabulky a obrázky, které často používáte. Funkce AutoText v aplikaci Word umožňuje ukládat tyto bloky textu a rychle je vložit pomocí několika stisknutí kláves, takže můžete ztrácet méně času při psaní.

Funkce AutoText je součástí aplikace Office již delší dobu, ale nyní je součástí součásti Quick Parts, která byla přidána do aplikace Office 2007. Kromě položek automatického textu umožňuje funkci Rychlé díly vložit dokumenty (například titul a autor ) a pole (například data a čísla stránek). Záznamy rychlých částí a automatického textu jsou také známé jako "stavební bloky" a aplikace Word obsahuje mnoho předdefinovaných stavebních prvků. Můžete také přidat libovolný počet vlastních bloků, jak chcete.

POZNÁMKA: Již dříve jsme psali o tom, jak odkazovat na text z jiných dokumentů v aplikaci Word, abyste mohli vkládat opakovaně použitelný obsah do jiných dokumentů, které se automaticky aktualizují. Trik popsaný v tomto článku je podobný použití položky AutoText. Jakmile je však obsah vložen pomocí položky automatického textu, tento obsah nebude automaticky aktualizován při změně položky automatického textu.

K dispozici je i jiný software, jako je například Free PhraseExpress pro Windows, který provádí podobný úkol v celém systému. To je skvělé, protože funguje v každé aplikaci, nejen v aplikaci Word, ale AutoText má několik vlastních výhod - totiž má více možností formátování (zejména Word-specifické) než PhraseExpress a je k dispozici kdekoliv v aplikaci Word. Pokud například nemáte oprávnění instalovat programy třetích stran do pracovního počítače, můžete stále používat AutoText.

Položky AutoText můžete ukládat pouze v šablonách, nikoli v samotných dokumentech. Ve výchozím nastavení jsou nové položky AutoText uloženy v šabloně Normal.dotm. To omezuje dostupnost položek automatického textu pouze v počítači, pokud sdílíte šablonu Normal.dotm s jinými počítači. Položky automatického textu můžete přidat do vlastních šablon, ale s tímto omezením můžeme omezit, které budeme diskutovat později v tomto článku.

Jak vytvořit nový text automatického textu

Chcete-li začít, vytvořte nový dokument aplikace Word a zadejte obsah (text, obrázky, tabulky atd.), Který chcete přidat jako položku Automatický text. Poté zvýrazněte obsah a klikněte na kartu "Vložit".

Pokud chcete, aby text automatického textu vložený do souboru s formátováním odstavců pro všechny odstavce v položce, včetně posledního odstavce, ujistěte se, že značka odstavce na konci posledního odstavce je součástí vašeho výběru. Značka odstavce ukládá formátování odstavce. Když nezadáte značku odstavce na konci odstavce, tento odstavec při vložení provede styl odstavce okolního textu. Pokud nevidíte značku odstavce na konci každého odstavce, můžete si ji vybrat v možnostech. Jakékoli formátování znaků, které jste použili na obsah AutoText, se automaticky uloží do položky Automatický text.

V sekci "Text" klikněte na tlačítko "Prozkoumat rychlé díly" a přesuňte kurzor myši na položku "Automatický text" v rozevírací nabídce. Poté z podnabídky vyberte možnost "Uložit výběr do galerie automatického textu".

POZNÁMKA: Můžete si všimnout volby "Uložit výběr do galerie rychlých částí", která je k dispozici přímo v nabídce "Rychlé díly". Tato volba přidá vybraný text jako položku "Rychlé díly", nikoliv položku "Automatický text". Položky "Rychlé díly" a "Automatický text" jsou oba stavebnicemi. Položku můžete přidat takto, ale budeme diskutovat o tom, že ji přidáme jako položku automatického textu.

Zobrazí se dialogové okno "Vytvořit nový stavební blok". Zadejte název položky Automatický text v poli Upravit název.

Doporučujeme, aby se názvy položek AutoText dostatečně lišily, takže pouze zadáte několik znaků jména, které chcete vložit do dokumentu. Pokud mají více položek automatického textu názvy, které jsou velmi podobné, budete muset zadejte dostatečné množství jména, aby aplikace Word věděla, který záznam chcete vložit.

Můžete také změnit kategorii pro tuto položku. Rozbalovací seznam "Kategorie" poskytuje možnost "Vytvořit novou kategorii", která umožňuje přidat tuto položku automatického textu do vlastní kategorie. Můžete také změnit "Galerie", ve které je položka vytvořena.

Rozbalovací seznam Možnosti umožňuje určit, jak je položka vložena do dokumentu. Pokud vkládáte malý text, například název společnosti, vyberte možnost "Vložit obsah pouze", která vloží obsah položky do řádku na kurzoru. Obsah můžete také vložit jako svůj vlastní odstavec nebo na jeho vlastní stránku (ideální pro vytváření standardních titulních stránek).

Přijměte výchozí nastavení pro rozevírací seznam "Uložit do". Tím se uloží položka Automatický text do šablony Normal.

Jakmile nastavíte novou položku automatického textu, klikněte na tlačítko "OK".

Při zavření posledního dokumentu aplikace Word, který jste otevřeli, se může zobrazit následující dialogové okno s dotazem, zda chcete uložit změny provedené ve šabloně Normal.dotm, pokud jste zapnuli možnost, která bude vyzvána k uložení šablony Normal. Chcete-li uložit položku AutoText v šabloně "Normal.dotm", klepněte na tlačítko "Uložit".

Jak vložit položku automatického textu do dokumentu

Nyní, když jsme vytvořili novou položku AutoText, vložte ji do dokumentu. Vytvoření nového dokumentu aplikace Word nebo otevření existujícího dokumentu. Klikněte znovu na kartu "Vložit" a v rozbalovací nabídce přesuňte kurzor myši na položku "Automatický text". Všimnete si, že zadaná položka Automatický text je dostupná přímo v podnabídce "Automatický text". Vyberte jej pro vložení obsahu do této položky.

Položku AutoText můžete také zadat jednoduše tak, že začnete zadávat název položky Automatický text. Zobrazí se malý vyskakovací okno se jménem odpovídající položky AutoText a pokyny, které vám říkají, že stisknete "Enter" a vložíte. Stisknutím klávesy "Enter" vložte celou položku AutoText do dokumentu. Můžete také stisknout tlačítko "F3".

Obsah položky AutoText jsou vloženy, doplněné o původní zlomy a formátování řádků.

Chcete-li, aby položky AutoText byly rychlejší a snazší, můžete přidat tlačítko "AutoText" na panel nástrojů Rychlý přístup.

Jak zapnout možnost "Zobrazit návrhy automatického dokončování"

Pokud se při zadávání názvu položky AutoText nezobrazuje návrh automatického dokončování, bude pravděpodobně nutné zapnout možnost "Zobrazit návrhy automatického dokončování".

Chcete-li zapnout možnost "Zobrazit návrhy automatického dokončování", otevřete existující dokument aplikace Word nebo vytvořte nový a klepněte na kartu "Soubor".

Na obrazovce zákulisí klikněte na možnost Možnosti v seznamu možností na levé straně.

V seznamu položek na levé straně dialogového okna "Možnosti aplikace Word" klepněte na položku Upřesnit.

V sekci "Možnosti úpravy" klikněte na zaškrtávací políčko "Zobrazit návrhy automatického dokončování", takže zaškrtněte políčko.

Nyní budete moci stisknout klávesu Enter po zadání části názvu položky automatického textu a vložit ji.

Jak upravit obsah existujícího položky automatického textu

Řekněme, že jste se přesunuli do nového domova a je třeba změnit adresu v položce Automatický text. To je snadné. Jednoduše zadejte požadovaný záznam v novém dokumentu aplikace Word, vyberte jej a potom přejděte do podmenu "Automatický text", jak jsme již uvedli. V podnabídce pod libovolnými existujícími položkami automatického textu vyberte možnost "Uložit výběr do galerie automatického textu".

Do pole "Název" zadejte stejný název jako existující položka AutoText a klikněte na tlačítko "OK".

Zobrazí se dialogové okno s potvrzením. Klepnutím na tlačítko Ano vyměníte původní položku automatického textu za novou.

Nyní můžete vložit aktualizovanou položku AutoText do jakéhokoli nového nebo existujícího dokumentu aplikace Word jako dříve.

POZNÁMKA: Nezapomeňte, že změna položky automatického textu NEVYMĚŇUJE obsah této položky ve všech existujících dokumentech, kde jste ji již vložili. Upravený obsah položky AutoText se používá pouze při vkládání záznamu kdykoli po jeho změně.

Jak upravit vlastnosti existujícího položky automatického textu

Kromě úpravy obsahu položky Automatický text můžete také měnit vlastnosti položky, například šablonu, ve které je uložena, kategorie a podobně..

Chcete-li to provést, vytvořte nový dokument aplikace Word nebo otevřete existující dokument. Klepněte na kartu "Vložit" a potom klepněte na tlačítko "Prozkoumat rychlé díly" v části "Text". V rozevírací nabídce vyberte možnost "Organizátor bloků budov".

Zobrazí se dialogové okno "Organizační bloky budov". Zobrazí se seznam všech bloků "Building blocks", které zobrazují "Jméno" každého z nich a "Galerie", "Kategorie" a "Šablona". Zobrazují se podle abecedy podle "Galerie". Naše nová položka "Adresa" je uvedena nahoře, protože je v galerii "AutoText". Klepnutím na položku jej vyberte. Na pravé straně dialogového okna se zobrazí náhled položky.

Po výběru položky "Adresa" klikněte na "Upravit vlastnosti" pod seznamem "Stavební bloky".

Stejné dialogové okno se zobrazí jako při vytvoření položky Automatický text; nicméně se nyní nazývá "Modifikovat stavební blok". Změníme možnost "Možnost" na "Vložit obsah do jeho vlastního odstavce, takže adresa je vždy vložena začínáme na samostatném řádku, i když je kurzor na konci jiného řádku. Po provedení této změny klikněte na tlačítko "OK".

Zobrazí se potvrzovací dialogové okno, které potvrzuje, že chcete nahradit položku Automatický text v revidovaném dialogovém okně. Klikněte na "Ano".

Jak odstranit položku automatického textu

Pokud zjistíte, že již nepotřebujete položku AutoText, můžete ji smazat ze sbírky stavebních prvků. Chcete-li odstranit položku automatického textu, otevřete dialogové okno "Organizační bloky budov", jak je popsáno v poslední části. Vyberte položku AutoText, kterou chcete odstranit, a klikněte na tlačítko "Odstranit" pod seznamem "Stavební bloky".

Zobrazí se dialogové okno s dotazem, zda si přejete smazat vybraný stavební blok, v tomto případě položka Automatický text. Klikněte na "Ano" pro smazání záznamu. Vrátíte se do dialogového okna "Organizační bloky budov". Klepnutím na tlačítko Zavřít jej zavřete a vrátíte se do dokumentu.

Zdá se, že funkce AutoText má jednu vlastnost při použití vlastní šablony. Testovali jsme položky automatického textu do vlastní šablony, ale když jsme vytvořili nový dokument založený na této šabloně, položka Automatický text nebyla k dispozici. Když jsme však vytvořili nový dokument založený na šabloně Normální a poté jsme k dokumentu připojili vlastní šablonu, byla k dispozici položka Automatický text. Pokud tedy chcete uložit položky AutoText ve vlastní vlastní šabloně, nezapomeňte po jejich vytvoření připojit šablonu k vašim dokumentům nebo jinak nebude k dispozici položka AutoText. Pokud zjistíte něco jiného, ​​dejte nám vědět v komentářích.

Starší verze aplikace Word (2003 a předchozí) umožňují kopírovat položky automatického textu z jedné šablony na jinou. Nicméně od aplikace Word 2007 byla tato funkce odstraněna.