Jak nikdy znovu faxovat dokument

Faxové přístroje se stále přepravují v kancelářích po celém světě. Vládní agentury, právníci, lékaři a další pomalu se pohybující organizace často ještě vyžadují faxy - v nejlepším případě je to nezbytné zlo.

Fax je často považován za bezpečnější než e-mail, ačkoli to opravdu není. Faxové přístroje komunikují přes telefonní linky bez šifrování a faxové přístroje se často nacházejí v zaneprázdněných oblastech, kde dokumenty mohly snadno chytit někdo.

Alternativy k faxování

Existuje spousta alternativ k faxování. Pokud nejste omezeni zákony nebo protože osoba na druhém konci vyžaduje použití faxu, zkuste jednu z těchto alternativ:

• Dokumenty e-mailu: Ano, pokorný e-mail může nahradit mnoho faxů. Jste pravděpodobně faxování dokument napsaný z počítače stejně, tak proč obtěžovat pomocí faxu? Připojte soubor k e-mailovému souboru, nebo jen důkladně vložte důležitý text do samotného e-mailu.
• Skenování a e-mail: Pokud máte faxový přístroj, který funguje také jako skener, můžete ho použít pro skenování papírových dokumentů do počítače ve formátu PDF. Připojte tyto soubory PDF k e-mailu, který je pošlete. Dokonce byste se mohli pokusit pomocí svého telefonu naskenovat dokument - určitě to nebude nejlepší kvalita, ale viděli jsme některé hezké nekvalitní faxy.
• Nahrát dokumenty: Některé organizace vám mohou umožnit nahrát tyto soubory naskenovaných dokumentů na webu spíše než jednoduše zasílat e-maily.
• Použijte poštovní zásilku: Snail mail je pomalejší alternativa k faxování, která je v mnoha ohledech horší, ale není to vždy špatné. Pokud nemáte fax a dokument není naléhavý, můžete obecně poslat dokument většině organizací namísto jejich faxování. Jistě, musíte se zabývat poštovním systémem, ale přinejmenším nemusíte nic faxovat.

Podepsat dokumenty bez jejich tisku

Možná budete muset podepsat dokumenty a odeslat je někomu, a jakmile budou vytištěny, možná budete v pokušení faxovat je. Koneckonců, alternativou by bylo vytisknout dokument, podepsat, naskenovat ho zpět do počítače a odeslat mu e-mail. Spíše než ztrácet čas tímhle způsobem, můžete použít software k použití skutečného podpisu na dokument v počítači. Jednoduše zachyťte svůj podpis a bude uložen jako obrázek, který můžete použít na dokumenty. Bez dokladů můžete snadno dokumenty podepisovat.

Pokud máte tablet s stylusem, můžete dokonce použít stylus k podpisu dokumentu přímo na obrazovce.

Faxujte dokument online

Faxové služby online vám umožňují faxovat dokument bez potřeby vlastního faxu nebo dokonce telefonní linky. Chcete-li dokument načíst a zadejte telefonní číslo příjemce, použijte webové rozhraní. Samotná služba se stará o veškeré věci na poslední míli a faxuje dokument na vzdálený faxový přístroj prostřednictvím vlastních telefonních linek.

Pokud budete potřebovat jen zřídkakdy odesílat faxy, tyto služby vám umožní poslat pár stránek sem a tam, aniž byste strávili cent. Pokud budete muset faxovat dokumenty častěji, možná budete muset něco zaplatit - ale budete muset zaplatit za fax a telefonní linku.

Tyto služby technicky zahrnují faxování, ale přinejmenším nemají pocit, že používají staré faxové zařízení a nevyžadují, abyste měli pevný telefon.

Příjem faxu online

Přijímání faxu může mít bolesti hlavy, pokud máte domácí kancelář. Fax musí být zapnutý a poslouchat po celou dobu faxů. Chcete-li přijímat faxy, potřebujete vyhrazenou linku, abyste při telefonování nenechali žádné faxy. Můžete zkusit lidi požádat, aby vám dokument odeslali faxem v určitou dobu, když jste si jisti, že váš pevný telefon není vázán.

Spíše než se vypořádat se všemi těmito nesmysly, požádejte lidi o skenování a zasílání dokumentů. Můžete také použít jiné nástroje, pokud se nechcete spoléhat na e-mail - například můžete použít JotForm společně s Dropbox k vytvoření webové stránky, kde lidé mohou nahrát soubory PDF a objeví se ve složce v Dropbox.

Můžete také zkusit službu, která vám poskytne vyhrazené faxové číslo a umožní vám tam přijímat faxy. Tyto náklady zpravidla stojí - koneckonců faxová služba musí platit za vyhradené pevné telefonní číslo a sledovat ji pro vás. eFax nabízí 10 bezplatných příchozích stránek měsíčně, i když vám nedávají žádné volné odchozí stránky. HelloFax vám umožňuje poslat pět bezplatných stránek, ale to je všechno. Každá bezplatná služba on-line faxování má takový záchvat - nabízí se bezplatná nabídka, která vás přivádí, zatímco musíte zaplatit za nejdůležitější funkce. Faxování zahrnuje propojení s faxovými a pevnými telefonními čísly, a to není bezplatné. To je také často používáno pro obchodní účely, a podniky jsou ochotny utrácet peníze na takové věci.

Last Resort: Použití skutečného faxu bez vlastnictví jednoho

Nechcete-li se zabývat službami on-line nebo poštovními zásilkami a nemáte naprostou volbu, než poslat občasný dokument jako fax, stále existuje alternativa k nákupu vlastního faxového přístroje a používání pevného telefonu. Pravděpodobně můžete navštívit místní obchod, který nabízí kopírování a umožní vám zaplatit pár centů za odeslání faxu. To není ideální, pokud často odesíláte faxy, ale pokud budete muset faxovat něco ročně, může to být v pořádku.

Samozřejmě to stále znamená použití faxu. Některé organizace požadují pouze faxy a možná se nebudete cítit pohodlně při nahrávání velmi citlivých dokumentů do webové služby faxu. Není možné dělat mnoho, pokud budete muset jednat s organizací, která požaduje faxy.

Faxování bude ještě s námi ještě chvíli, i když pouze z důvodu předpisů, které povzbuzují zdravotnické a právní organizace, aby používaly starší faxový systém namísto moderních alternativ.

Image Credit: Abhisek Sarda na Flickru, příběhy putování youkai na Flickr, AuthenticEccentric na Flickr