Jak získat oznámení o aplikaci Outlook pouze pro důležité e-maily

Společnost Microsoft se domnívala, že jsou užitečné, když nastaví oznámení pro nové e-maily. Neustálé zablokování oznámení však může také narušit vaši myšlenku. Oznámení můžete vypnout úplně, nebo - ještě lépe - můžete aplikaci Outlook nastavit tak, aby vás upozorňovala pouze na důležité e-maily.

Jak vytvořit jednoduché pravidlo

Pokud potřebujete reagovat na určité osoby, například klienty, šéf nebo členy rodiny, můžete použít Pravidla v aplikaci Outlook pro zasílání upozornění pouze na určité zprávy. Zde je postup, jak nastavit pravidlo, které zobrazuje pouze e-mailové oznámení od určitého odesílatele.

Nejjednodušší způsob, jak nastavit toto pravidlo, je najít e-mail od této osoby. Pro tento příklad nastavím pravidlo, které mi oznámí, když obdržím e-mail od šéfa, protože e-maily od vašeho šéfa jsou vždy důležité, že? Takže jsem klepnul pravým tlačítkem myši na e-mail od šéfredaktora How-To Geek Whitsona Gordona a z rozbalovací nabídky vyberte "Pravidla" a poté "Vytvoření pravidla".

V dialogovém okně Vytvořit pravidlo vyberte podmínky, za kterých chcete dostávat upozornění na nové e-maily. Chci dostávat okamžitá upozornění na e-maily, které dostávám od společnosti Whitson, proto zaškrtnu první políčko.

Také zaškrtnu políčko Odeslané a ujistěte se, že je v rozevíracím seznamu vybráno moje jméno, takže dostanu upozornění na e-maily odeslané z Whitson přímo mně. Pokud nechcete být upozorněni na e-maily, ve kterých jste CC nebo jeden z několika příjemců, z rozevíracího seznamu Odeslané vyberte možnost "Pouze já". Po výběru klikněte na "OK".

Zobrazí se dialogové okno Úspěch s možností "Spustit toto pravidlo nyní na zprávách již v aktuálním adresáři". Klikněte na "OK". Chci zjistit, jaké e-maily jsou ve schránce ze služby Whitson, takže zaškrtnu políčko.

Zobrazí se dialogové okno Nová upozornění pošty vyžadující okamžité akce. V současné době mám v e-mailové zprávě pouze jeden e-mail od společnosti Whitson, takže je to jediné, které je uvedeno v tomto dialogovém okně. Pokud by však bylo od Whitsona více e-mailů, všichni by zde byli uvedeni. Chcete-li zobrazit e-mail přímo z tohoto dialogového okna, vyberte e-mail, který chcete zobrazit, a klikněte na tlačítko "Otevřít položku". Klepnutím na tlačítko Zavřít zavřete dialogové okno.

Dialogové okno "Nové upozornění pošty" zůstane otevřené, dokud klepnete na tlačítko Zavřít, i když otevřete e-mailovou zprávu z dialogového okna a zavřete zprávu.

Jak vytvořit pokročilejší pravidla

Při vytváření pravidel můžete vybrat z dalších, konkrétnějších možností, než jsou k dispozici v hlavním dialogovém okně "Vytvořit pravidlo". Chcete-li tak učinit, otevřete dialogové okno "Vytvořit pravidlo", jak je popsáno výše v tomto článku. Pak klikněte na tlačítko "Rozšířené možnosti".

První obrazovka v dialogovém okně Průvodce pravidly zobrazuje seznam podrobných podmínek, které je třeba zkontrolovat. Zvolte zaškrtávací políčka pro podmínky, které chcete zkontrolovat pro oznámení e-mailem. Chci dostávat oznámení, když dostávám e-maily od společnosti Whitson, které mi byly zaslány, a proto jsem tyto podmínky zvolil.

Modrý podtržený text jsou odkazy, na které kliknete, pro určení hodnot, které chcete v této podmínce zkontrolovat. Jakmile tuto podmínku vyberete, kliknutím na modrý odkaz na tuto podmínku v poli "Krok 2" upravíte hodnoty.

Jakmile vyberete podmínky, které chcete zkontrolovat, klikněte na tlačítko "Další".

Nyní vyberte volby, které indikují, co by mělo být provedeno se zprávou, která obdrží, která odpovídá vybraným podmínkám. Můžete dělat věci, jako je přesunout zprávu do určité složky, předávat ji jednomu nebo více lidem, odpovědět pomocí šablony nebo ji označit jako přečtené. Chci dostávat upozornění na ploše, když obdržím e-mailovou zprávu od společnosti Whitson, proto jsem zvolil poslední možnost v seznamu "zobrazit upozornění na ploše". Jakmile vyberete, co chcete se zprávou udělat, klikněte na tlačítko "Další".

Další obrazovka obsahuje možnosti nastavení výjimek z pravidla, například pokud nechcete dostávat oznámení, pokud je zpráva pozvánkou na schůzku nebo aktualizací. Vyberte všechny výjimky, které chcete použít pro své pravidlo, a klikněte na tlačítko Další. Nechci žádné výjimky, takže kliknutím na tlačítko "Další" přeskočíte na tuto obrazovku.

Na poslední obrazovce můžete zadat název pravidla a nastavit některé možnosti pravidla, včetně jednoho na "Zapnout toto pravidlo" okamžitě. Chcete-li okamžitě spustit pravidlo pro zprávy, které jsou již ve složce doručené pošty, zvolte možnost "Spustit toto pravidlo nyní na zprávách, které jsou již ve složce" Doručená pošta "..

Přečtěte popis pravidla v části "Krok 3" a po dokončení klikněte na tlačítko Dokončit.

Nyní, když obdržím e-mail od společnosti Whitson, na ploše systému Windows se zobrazí upozornění na ploše. Všimněte si, že se liší od dialogu Nové upozornění v e-mailu - místo toho je to nativní oznámení systému Windows. Pokud upřednostňujete tento typ upozornění, budete muset pro každou pravidlo, kterou vytvoříte, projít "Rozšířené možnosti".

Jak upravit pravidla

Změna, odstranění nebo dokonce dočasné vypnutí pravidel je snadné. Chci změnit pravidlo pro zobrazení dialogového okna "Nová upozornění pošty" namísto "Upozornění na ploše". Chcete-li to provést, klepnu na kartu Domovská stránka.

Klikněte na tlačítko "Pravidla" v sekci "Přesunout" a v rozevírací nabídce vyberte možnost Spravovat pravidla a upozornění.

Zobrazí se dialogové okno "Pravidla a upozornění". Na kartě "Pravidla e-mailu" klikněte na "Změnit pravidlo" a v rozevírací nabídce vyberte možnost "Upravit nastavení pravidla".

Jak bylo uvedeno výše, první obrazovka Průvodce pravidly zobrazuje seznam podmínek, které můžete ověřit na příchozích e-mailových zprávách. Volby, které jsem provedl při prvním nastavení pravidla zobrazuje v horní části seznamu a v poli pod "Krok 2" se zobrazí popis s aktuálními nastaveními. Nechci měnit podmínky, takže kliknu na tlačítko "Další". Chcete-li změnit podmínky pravidla, proveďte změny a klikněte na tlačítko "Další".

Na obrazovce, která obsahuje seznam akcí, které chcete přijmout na příchozí e-mailové zprávy (v závislosti na podmínkách), zakážu možnost "Zobrazit upozornění na plochu", která se zobrazí v horní části seznamu a poté klikněte na tlačítko "Další".

Řekněme, že chcete místo toho zobrazovat dialogové okno Nový poplašný poplach ve vašem obličeji. Posuňte dolů do dolní části seznamu akcí a zaškrtněte políčko "zobrazit konkrétní zprávu v okně Upozornění nového článku". Chcete-li přizpůsobit zprávu, která se zobrazí v dialogovém okně Nový poplach, klepněte na odkaz "konkrétní zpráva" v poli "Krok 2".

V dialogovém okně "Výstražná zpráva" zadejte zprávu, která se zobrazí v dialogovém okně "New Mail Alerts" a klikněte na tlačítko "OK".

Chcete-li přidat nebo odebrat výjimky, klikněte na tlačítko "Další" a otevřete seznam výjimek a proveďte změny. Chcete-li změnit název pravidla nebo změnit jiné možnosti na poslední obrazovce Průvodce pravidly, klikněte znovu na obrazovce výjimek na tlačítko "Další". Nechci nic jiného měnit, takže kliknu na tlačítko "Dokončit" na obrazovce akcí, abych přijal změny a zavřel "Průvodce pravidly".

Jste vráceni do dialogového okna "Pravidla a výstrahy". Klikněte na "OK" a zavřete jej. Chcete-li pravidlo okamžitě spustit, klikněte na tlačítko "Spustit pravidla nyní" v horní části karty "Pravidla e-mailu".

V dialogovém okně Spustit pravidla nyní v poli Vybrat pravidla pro spuštění zaškrtněte políčko pravidla, které chcete spustit, a klikněte na tlačítko Spustit nyní..

Poznámka: Po spuštění pravidla se dialogové okno Spustit pravidla nyní automaticky nezavírá. Klepnutím na tlačítko Zavřít jej zavřete. Dialogové okno "Pravidla a výstrahy" se také automaticky nezavírá, klikněte na tlačítko "OK" a zavřete jej.

Dialogové okno Nové upozornění s upozorněním se zobrazí s vlastní zprávou nahoře.

Funkce Pravidla v aplikaci Outlook poskytuje mnoho možností automatického zpracování e-mailových zpráv. Můžete přesunout určité zprávy do konkrétních složek, provádět akce na e-mailových zprávách s určitým textem v řádku předmětu nebo dokonce smazat zprávy automaticky za určitých podmínek. Pravidla aplikace Outlook se mohou nejprve zdát ohromující, protože jsou k dispozici všechny dostupné možnosti. Pokud však víte, jakým způsobem chcete spravovat určité e-mailové zprávy, není těžké vytvářet a spravovat vlastní pravidla.