Jak filtrovat, jaké položky se stáhnou aplikace Outlook ze serveru Exchange

Pokud máte omezené místo na disku nebo pomalé připojení k Internetu, můžete omezit, co se stáhnou aplikace Outlook. Ukázali jsme vám, jak ovládat položky, které stahuje aplikace Outlook podle věkových kategorií, ale to není příliš flexibilní. Pracuje také pouze na e-mailových schránek ve vaší poštovní schránce (a pro poštovní schránky v aplikaci Outlook 2016 a novější), takže pokud máte přístup k veřejným nebo sdíleným složkám nebo máte spoustu kalendářových událostí a úkolů, potřebujete jinou možnost. Krok vpřed synchronizace složek, který umožňuje filtrování položek stahování aplikace Outlook na základě složky.

Poznámka: Sloučení synchronizace složek pracuje se všemi podporovanými verzemi klienta Outlook při připojení k serveru Microsoft Exchange Server včetně služby Hotmail nebo Outlook.com. Pokud se připojíte k jiné službě, jako je Gmail nebo osobní poštovní server, můžete nakonfigurovat tyto možnosti, ale aplikace Outlook je může ignorovat.

Možnosti synchronizace složky můžete získat klepnutím na složku> Vlastnosti složky.

Můžete také klepnout pravým tlačítkem myši na složku v navigačním podokně a potom klepnout na příkaz "Vlastnosti".

V okně vlastností složky přejděte na kartu Synchronizace.

Dobrou zprávou je, že na této kartě je pouze jedna věc: vytvořit filtr. Klepnutím na tlačítko Filtr otevřete okno Filtr a začněte.

Okno Filtr umožňuje vybrat podmínku (nebo podmínky), kterou musí zpráva splňovat pro aplikaci Outlook, aby se do této složky dostala. Jakýkoli e-mail, který tyto podmínky nesplňuje, stále existuje na serveru a přístup k těmto e-mailům prostřednictvím webové aplikace Outlook nebo Outlook online.

Každá složka může mít různé synchronizační filtry, takže pokud vytvoříte filtr ve složce Doručená pošta, nebude to mít vliv na jiné složky. Musíte vytvořit samostatný filtr pro každou složku, takže je opravdu smysl použít to na složky se spoustou položek.

Právě teď je moje schránka plná e-mailů, ve kterých jsem byl CC'ed na věci, které nejsou tak důležité, takže budeme vytvářet filtr, který pouze synchronizuje poštu poslanou ke mně a kde jsem jediná osoba na " Chcete-li "řádku.

Chcete-li to provést, přidejte do pole Odeslané jméno, zaškrtněte políčko "Kde mám" a pak vyberte "jedinou osobu v řádku To" v rozevírací nabídce vpravo.

Klikněte na tlačítko "OK" a zobrazí se varovná zpráva.

Tato zpráva znamená, že všechny e-maily odpovídající vašemu filtru budou staženy do složky a všechny e-maily, které neodpovídají vašemu filtru, budou odstraněny z místní složky. E-maily, které neodpovídají, nebudou odstraněny - budou stále k dispozici v webové aplikaci aplikace Outlook a pokud změníte nebo odeberete filtr, aplikace Outlook je může znovu stáhnout.

V okně vlastností klikněte na tlačítko "OK" a potom na "OK". Restartujte aplikaci Outlook a filtr by měl být použit okamžitě, i když ve složkách s tisíci e-mailů může chvíli trvat, než se znovu synchronizuje. Po synchronizaci filtru pošty můžete kompaktní poštovní schránku zvětšit prostorový zisk.

Chcete-li filtr odstranit, vraťte se zpět do okna Filtr a klikněte na tlačítko Vymazat vše. Zavřete otevřená okna a restartujte aplikaci Outlook, abyste provedli změny.

Tento synchronizační nástroj je skvělý pro sdílené poštovní schránky, kde chcete vidět pouze e-mail, který vám nebo vašemu týmu poslal. Můžete jej také použít k zastavení zobrazování e-mailů nebo událostí kalendáře, které jsou starší než určitý věk, odfiltrování velkých příloh, zastavení synchronizace e-mailů z konkrétních adres a mnoho dalších. Kritéria filtru jsou různá a různá, takže pokud chcete filtrovat určité e-maily, měli byste najít kombinaci kritérií filtru, která vám to umožní.