Jak delegovat účet aplikace Outlook na někoho

Je to běžné sdílení kalendáře v aplikaci Outlook av mnoha firmách jsou všechny kalendáře aplikace Outlook standardně viditelné pro celou kancelář. Ale můžete dát někoho mnohem vyšší úroveň viditelnosti a kontroly delegováním svého účtu, aby mohli vytvářet a reagovat na schůzky a e-maily pro vás. Uvidíme, jak to funguje.

Chcete-li delegovat schránku někomu, klepněte na příkaz Soubor> Nastavení účtu a potom klikněte na příkaz "Delegovat přístup".

Otevře se okno Delegáti, které bude při prvním otevření prázdné. Klepnutím na tlačítko "Přidat" nastavíte zástupce.

Tím se otevře globální seznam adres (seznam všech lidí ve vaší společnosti), takže si můžete vybrat delegáta. (Nemůžete přenést váš účet někomu mimo vaši e-mailovou doménu, což znamená, že pokud je vaše e-mailová adresa [email protected], můžete svou poštovní schránku delegovat pouze na někoho s e-mailovou adresou, která končí "@ mycompany.com. ")

Zvolte osobu, s níž delegujete, a poté klikněte na "OK" pro otevření oprávnění delegáta.

Výchozí oprávnění poskytují oprávnění Editoru delegáta do vašeho kalendáře a seznamu úkolů, ale nedovolte jim přístup do složky Doručená pošta, Kontakty nebo Poznámky. Můžete však změnit výchozí povolení pro kteroukoli z těchto kategorií. Možnosti jsou:

• Žádný: Delegát nemá přístup.
• Recenzent: Delegát si může přečíst položky, ale ne upravovat.
• Autor: Delegát může číst a vytvářet položky a měnit a odstraňovat položky, které vytvářejí (například požadavky na setkání nebo úkoly).
• Editor: Delegát může dělat vše, co může Autor udělat, a může také změnit a odstranit položky, které jste vytvořili.

Pokud chcete, aby váš delegát spravoval váš kalendář (a úkoly, které mohou být přiděleny jiným lidem), budou výchozí oprávnění fungovat správně. "Delegát přijímá kopie zpráv zaslaných ke mně", zapnutá, takže delegát nepotřebuje přístup do doručené pošty. Požadavky na schůzky a odpovědi jsou jim automaticky zasílány při zapnutí.

Váš delegát nevidí žádné setkání nebo schůzky, které jste vytvořili a označili jako soukromé; prostě uvidí, že existuje soukromá schůzka. Pokud chcete, aby uživatelé viděli (a upravovali) své soukromé schůzky, zapněte možnost "Delegát může vidět moje soukromé položky".

Nakonec je obvykle vhodné zapnout možnost "Automaticky poslat zprávu delegovat shrnutí těchto oprávnění", takže delegát ví, že má oprávnění k přístupu do vaší poštovní schránky.

Klepnutím na tlačítko OK se vrátíte na panel Delegáti. Tři možnosti ve spodní části, které byly před přidáním delegáta šedé, jsou nyní k dispozici.

Výchozí volby o žádostech o schůzku jsou odeslány vašim delegátům a pro většinu lidí je vám zaslána kopie pro práci s odkazy, ale pokud chcete, změňte jednu z dalších možností.

Jakmile klepnete na tlačítko OK, přidá se váš delegát. Nyní mohou přidat svou poštovní schránku do svého profilu aplikace Outlook a přistupovat k něčemu, komu jste jim umožnili přístup.