Jak vytvořit a přizpůsobit zobrazení složky v aplikaci Outlook
Pokud pracujete v kanceláři, je pravděpodobné, že strávíte spoustu času zabývat se e-mailem, nejspíše v aplikaci Microsoft Outlook. Stojí za to trvat trochu času, aby aplikace Outlook zobrazila informace, které potřebujete. V případě e-mailu je nejlepším způsobem, jak to provést při zobrazení adresářů. Zde je, jak fungují.
Co je zobrazení složky?
Každé místo, ve kterém zůstáváte v e-mailu v aplikaci Outlook - ať už jde o doručenou poštu, odeslané položky, archiv, smazané položky nebo jakékoli jiné místo - je složka. Každá z těchto složek vypadá ve výchozím nastavení stejně jako sloupce, které obsahují metadata o e-mailu, jako odesílatel, předmět, datum a čas přijaté atd. Aplikace Outlook seskupuje e-maily podle data (nejnovější v horní části), styly nepřečtených zpráv v tučně modrém textu a zobrazuje zprávy, které jste četli v pravidelném černém písmu.
To je výchozí zobrazení složky.
Ale pokud chcete, můžete tento pohled změnit. Pro každou složku můžete vytvořit jiný pohled nebo můžete vytvořit pohled na složku, který se vám líbí, a použít jej pro každou složku. Aplikace Outlook má dokonce i některé alternativní vestavěné pohledy, ze kterých můžete začít.
Jak změnit jiný vestavěný pohled
Začneme tím, že se změníme na jeden z dalších vestavěných zobrazení kliknutím na příkaz Zobrazit> Změnit zobrazení.
Zobrazení Kompaktní je výchozí zobrazení, které používá každá složka, ale můžete ji změnit na jednu z následujících dvou:
- Singl: Tím se odstraní seskupení podle data a zobrazí se všechny vaše zprávy v jednoduchém seznamu.
- Náhled: Toto (poněkud protiintutivním) odstraní panel Náhled.
Jak přizpůsobit stávající zobrazení
Aktuální zobrazení složek můžete přizpůsobit klepnutím na příkaz Zobrazit> Nastavení zobrazení.
Tím se otevře okno Pokročilé nastavení nastavení, ve kterém můžete změnit zobrazení všech věcí.
Jako příklad změníme zobrazené sloupce a nastavení řazení. Kliknutím na "Sloupce" otevřete okno Zobrazit sloupce.
V pravém sloupci vyberte "Zmínka", klikněte na tlačítko "Odebrat" a klikněte na tlačítko "OK".
V okně Pokročilé nastavení klikněte na tlačítko "Seřadit" a otevřete okno Seřadit.
V rozevírací nabídce "Seřadit položky podle" vyberte možnost "Od" a potom klikněte na tlačítko "OK".
Nyní klikněte na tlačítko "OK" v Nastavení rozšířeného zobrazení. Pohled složky se nyní změnil tak, aby sloupec "Zmínka" byl skryt a složka byla tříděna podle osoby, která poslala zprávu.
To jsou jen dva rychlé příklady toho, co můžete udělat. Můžete přidat nebo odebrat spoustu různých sloupců, seskupit a třídit zprávy různými způsoby a dokonce měnit písma a styly, které slouží k zobrazení zpráv. Zahrajte si s různými možnostmi a zjistěte, co vám nejlépe vyhovuje.
Použijte zobrazení na jiné složky
Jakmile si svůj pohled přizpůsobíte, můžete použít stejný pohled na libovolný jiný adresář, aniž byste museli přizpůsobit jednotlivé pohledy. Klikněte znovu na Zobrazit> Nastavení zobrazení a tentokrát klikněte na příkaz "Použití aktuálního pohledu na jiné složky".
Vyberte složky, ke kterým chcete zobrazení použít, a potom klepněte na tlačítko "OK".
Můžete vybrat tolik složek (nebo podsložek), jak chcete.
Uložit pohled na vlastní složku
Můžete také upravit přizpůsobené zobrazení jako šablonu, abyste je mohli v budoucnu použít pro jiné složky. Klikněte znovu na Zobrazit> Nastavení zobrazení a vyberte příkaz "Uložit aktuální pohled jako nový pohled".
Tím se otevře okno Zobrazení kopírování, kde můžete zadat jméno a zvolit, kdo vidí zobrazení. Po nastavení všech nastavení klikněte na tlačítko "OK".
Pokud klepnete znovu na možnost Zobrazit> Nastavení zobrazení, aplikace Outlook zobrazí nové zobrazení jako dostupnou volbu. Kliknutím na tlačítko Spravovat zobrazení zobrazíte všechny pohledy, ke kterým máte přístup.
Okno Správa všech zhlédnutí umožňuje přidávat, upravovat a odstraňovat pohledy a zobrazovat nastavení použitá pro každé zobrazení.
Vytvořte pohled od začátku
Chcete-li vytvořit zcela nové zobrazení, klikněte na tlačítko "Nové" v okně Spravovat vše. Otevře se okno Vytvořit nový pohled.
Vyberte typ základního zobrazení, který chcete začít, a klikněte na tlačítko "OK". Otevře se okno Upřesnit nastavení zobrazení a můžete přizpůsobit svůj pohled tak, jak chcete. Po dokončení klikněte na tlačítko OK, dokud se nevrátíte do okna Spravovat všechny pohledy a potom kliknete na tlačítko "Aplikovat zobrazení", abyste použili pohled na aktuální složku.
Jakmile vytvoříte nové zobrazení, můžete se aplikovat na libovolnou jinou složku, upravit ji dále nebo použít jako základ pro další nové zobrazení.
Odebrat uživatelské úpravy z zobrazení
Pokud jste provedli nějaké přizpůsobení stávajícího pohledu, můžete se vrátit zpět k existujícímu pohledu snadno. To je dobrý způsob, jak to vyřešit, aniž byste se museli starat o to, že je zrušíte, pokud změny pro vás nefungují. Klepnutím na Zobrazit> Obnovit zobrazení odstraníte neuložené úpravy z aktuální složky.
Díky těmto nástrojům pro prohlížení můžete své složky pracovat přesně tak, jak chcete, a začnete zkrotit tento přeplněný seznam zpráv.
