Jak vytvořit zprávu o dovolené pro (téměř) jakýkoli e-mailový účet
Pokud vyjíždíte ven z města, možná budete chtít vložit e-mail s poznámkou, abyste věděli, že nebudete k dispozici, nebo kontaktovat někoho jiného, když jste pryč.
Většina e-mailových služeb poskytuje způsob, jak odeslat automatickou odpověď na příchozí zprávy, když nejste schopni zkontrolovat e-mail. Zde je návod, jak nastavit dovolenou odpověď na nejoblíbenější e-mailové služby.
Pokud jde o nastavení odběratele dovolené, jste v jedné z několika lodí:
- Buď máte účet Gmail, účet Microsoft (outlook.com, live.com nebo hotmail.com) nebo účet Yahoo, který podporuje odpovědi.
- Jste připojeni k serveru Microsoft Exchange a můžete použít pomocníka mimo kancelář.
- Máte e-mailový účet POP3 / IMAP, který nepodporuje respondenty, možná od poskytovatele internetového připojení nebo jiné služby.
Ukážeme vám, jak nastavit příjemce odpovědí v Gmailu, Yahoo, Windows 10 Mail (pro účty Microsoft), Outlook.com, Outlook pro Windows (pro účty IMAP a POP3), Exchange a dokonce i v Apple Mail for Mac (pro účty IMAP a POP3).
Nastavení odpovědi na dovolenou v Gmailu
Pro ty z vás, kteří mají adresu Gmailu, nebo dokonce spustit malou společnost, která používá službu Google Apps, je nastavení Gmailu pro příjemce dovolené jednoduché. Stačí se přihlásit k účtu Gmail, kliknout na nabídku Nastavení v pravém horním rohu obrazovky a vybrat Nastavení. Když se na nové kartě otevře stránka Nastavení, přejděte dolů, dokud neuvidíte část s názvem Respondent dovolené. Možnosti jsou velmi intuitivní. Jednoduše zapněte odpověď na dovolenou, vyberte možnost První den a Poslední den (je-li to možné) a zadejte předmět a zprávu. Pokud nechcete, aby odpověď na dovolenou vyrazila komukoli, kdo vám poslal e-mail, zaškrtněte políčko Odeslat odpověď pouze osobám v mém seznamu kontaktů a povolte odpovědi na dovolenou pouze osobám ve vašem seznamu kontaktů Google.
Nastavení odpovědi na rekreační službu Yahoo
Chcete-li nastavit odpověď na dovolenou v Yahoo Mail, otevřete prohlížeč a přihlaste se k účtu Yahoo Mail. Poté klikněte na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu okna prohlížeče a v rozbalovací nabídce klikněte na položku Nastavení. V dialogovém okně Nastavení v seznamu možností vlevo klikněte na položku "Odpověď" a zaškrtněte políčko Povolit automatickou odpověď v těchto datech (včetně). Zadejte data Od a Do a zadejte automatickou odpověď, kterou chcete poslat. Chcete-li jinou odpověď odeslat do jedné nebo více konkrétních domén, zaškrtněte možnost Odlišná odpověď na e-maily z konkrétní domény, zadejte domény a zadejte zprávu, která se má odesílat do e-mailů z těchto domén.
Yahoo také umožňuje mít různé e-mailové odpovědi založené na tom, kdo to jde. Jednoduše zaškrtněte políčko Odlišná odpověď na e-maily z konkrétní domény a přidejte e-mailové domény, pro které chcete odpovědět jinak.
Po dokončení klikněte na tlačítko Uložit v dolní části dialogového okna Nastavení. Vaše odpověď na dovolenou bude automaticky zaslána v určených termínech.
Nastavení automatických odpovědí v systému Windows 10 Mail pro e-mailové účty společnosti Microsoft
Windows 10 Mail umožňuje pouze nastavit odpovědi na dovolenou pro e-mailové účty společnosti Microsoft, včetně účtů outlook.com, live, com, hotmail.com a Office 365. Chcete-li nastavit odpověď na dovolenou v systému Windows 10 Mail, otevřete aplikaci a klikněte na ikonu ozubeného kola v levém dolním rohu okna. Poté klikněte na podokno Nastavení, které se vysune napravo, na tlačítko Automatické odpovědi a v rozbalovací nabídce "Vyberte účet" vyberte účet, pro který chcete odeslat automatické odpovědi. Klikněte na posuvníku "Odeslat automatické odpovědi", aby se změnilo tmavě šedé a přečtete možnost Zapnuto. Zadejte zprávu, kterou chcete poslat jako automatickou odpověď, do rámečku pod posuvníkem. Pokud chcete, aby odpověď byla odeslána pouze osobám v seznamu kontaktů, zaškrtněte políčko Odeslat odpovědi pouze do mých kontaktů. Můžete nastavit automatické odpovědi pro všechny podporované účty v e-mailu, musíte to však provést samostatně.
Nastavení automatické odpovědi v aplikaci Outlook.com
Chcete-li nastavit automatickou odpověď na aplikaci Outlook.com, přejděte na adresu http://www.outlook.com ve svém oblíbeném prohlížeči a přihlaste se k e-mailovému účtu Microsoft, ze kterého chcete odeslat automatickou odpověď. Poté klikněte na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu stránky Outlook.com a v rozbalovací nabídce vyberte možnost Automatické odpovědi. Klikněte na tlačítko Odeslat automatické odpovědi v podokně, které se vysune na pravou stranu okna. Nastavte čas začátku a konec a zadejte zprávu, kterou chcete automaticky odeslat. Vyberte libovolné další možnosti, například chcete, aby automatické odpovědi byly zasílány pouze osobám ve vašem seznamu kontaktů nebo všem, kteří vám e-maily.
Po dokončení automatické odpovědi klikněte na tlačítko "OK" v horní části podokna. Vaše vlastní zpráva se automaticky vypne během časového období, které jste nastavili jako odpověď na přijaté e-maily, které splňují požadavky, které jste nastavili.
Poznámka: Můžete použít pouze Outlook.com s Microsoft e-mailové účty-live.com, outlook.com, hotmail.com a msn.com.
Nastavení odpovědi na dovolenou Microsoft Exchange Server v aplikaci Outlook
Pokud jste připojeni k serveru Microsoft Exchange (obvykle ve vaší práci), budete moci využít pomocníka mimo kancelář, což je totéž, jako je Respondér dovolené. Chcete-li toto nastavení nastavit, klikněte na kartu "Soubor" pro vstup do zobrazení zákulisí a klikněte na tlačítko "Automatické odpovědi".
Odtud je nastavení odpovědi na dovolenou velmi snadné. Jednoduše klikněte na možnost Odeslat automatické odpovědi a zaškrtněte políčko Odeslat pouze v tomto časovém rozmezí, pokud chcete omezit automatické odpovědi na určitý časový rámec. Zvolte data a časy "Čas začátku" a "Čas ukončení". Poté můžete zadat zprávu, která má být odeslána "Inside My Organization" nebo "Outside My Organization" nebo obojí.
Nastavení odpovědi na dovolenou pro účty IMAP nebo POP3 v aplikaci Outlook pro Windows
Pokud nejste připojeni k serveru Exchange v rámci vaší práce, ale možná používáte aplikaci Outlook doma, můžete nastavit dovolenou odpověď přímo přes Outlook. To však funguje pouze v případě, že váš počítač zůstane v provozu, zatímco jste pryč, takže je nejlepší zkontrolovat a zkontrolovat, zda váš e-mailový účet podporuje respondenty z dovolené v jeho webmailové službě. Pokud tomu tak není, aplikace Outlook provede špičku.
Chcete-li nastavit příjemce odpovědi v aplikaci Outlook pro Windows, musíte nejprve nastavit šablonu e-mailu se zprávou, kterou chcete odeslat. Chcete-li vytvořit šablonu e-mailu, v podstatě vytvořte novou e-mailovou zprávu, zadejte zprávu, kterou chcete uložit (bez možnosti Komu, Kopie, Skrytá kopie nebo Předmět) a uložte zprávu jako šablonu aplikace Outlook. Jakmile vytvoříte svou šablonu e-mailu, vytvořte pravidlo, které bude automaticky odesílat šablonu e-mailu do e-mailů přijatých během určitého časového období.
Nyní, když vám někdo pošle e-mail, šablona, kterou jste vybrali, jim bude automaticky zaslán během zadaného časového období.
Nastavení odpovědi mimo kancelář v aplikaci Apple Mail pro Mac (IMAP nebo POP3)
Služba Apple Mail nemá vestavěnou funkci pro odpovědi mimo kancelář, ale můžete nastavit jedno nebo více pravidel pro automatické odeslání vlastních odpovědí na příchozí e-maily pro libovolný účet IMAP nebo POP3, který jste přidali do aplikace. Chcete-li nastavit odpověď mimo kancelář pro e-mailový účet v aplikaci Apple Mail, nastavte pravidlo na obrazovce Pravidla v dialogovém okně Předvolby (přejděte na položku Pošta> Předvolby a pak klikněte na tlačítko "Pravidla"), kde určíte podmínky, (účet, pro který chcete odeslat automatické odpovědi) a akci, která má být provedena (odpověď na zprávu se specifickým textem zprávy). Můžete také přidat další podmínky, jako je například kontrola, zda je odesílatel ve vašich kontaktech nebo ne, nebo zda pole To má konkrétní e-mailovou adresu.
Pravidlo nevyplněné z funkce, které jste vytvořili, můžete aktivovat nebo deaktivovat na obrazovce Pravidel zaškrtnutím nebo zrušením zaškrtnutí políčka vedle pravidla. Protože nemůžete nastavit rozsah časů pro pravidlo, je nutné pravidlo zapnout ručně, když jej chcete spouštět, a poté jej vypnout, když nechcete, aby se již spouštěl. Ujistěte se, že zrušíte zaškrtnutí políčka pravidlo v dialogovém okně Předvolby, když se vrátíte z dovolené nebo služební cesty.
Pokud je pravidlo aktivní, každý přijatý e-mail, který splňuje vybrané podmínky, bude odpovídat vlastní zprávou, kterou jste nastavili. Každý odesílatel obdrží automatickou odpověď při každém odeslání e-mailu.
POZNÁMKA: Musíte nechat Apple Mail otevřít na vašem Mac pravidlo spustit. Pokud zavřete službu Apple Mail, automatické odpovědi nebudou odeslány, ale po otevření aplikace Apple Mail znovu a při příjmu e-mailových zpráv ve vaší doručené poště pro účet vybraný v pravidle. Bylo by lepší vytvořit odpověď na dovolenou v nastavení e-mailové služby webmailu, pokud je k dispozici, takže nemusíte opustit počítač.
