Jak vytvořit a odeslat e-mail v aplikaci Outlook 2013

Outlook je poměrně synonymem e-mailu. Proto, kromě všech ostatních funkcí, chcete, aby jste se ujistili, že budete co nejúčinněji používat e-maily.

Pracujeme s aspekty aplikace Outlook po nějakou dobu a grizzled Office veteráni už budou znát všechny tyto věci, ale noví uživatelé, například ti, kteří potřebují vědět, jak používat Outlook v kancelářském prostředí, možná budou muset vědět, jak používat aplikaci Outlook denně. To znamená, že je to mnohostranná a zralá e-mailová aplikace, kterou uživatelé Windows by měli mít ve své sadě nástrojů.

Vzhledem k tomu, že je toho hodně co se naučit, máme málo času na ztrátu, takže začneme hned s tím, jak sestavovat a posílat zprávy, stejně jako rozdělení všech možností, které můžete vyladit, aby aplikace Outlook byla užitečnější a příjemnější.

Rychlé sestavení a odeslání zprávy

Pokud chcete nebo potřebujete porozumět základům aplikace Outlook, napsali jsme k tomu příručku pro začátečníky. Doporučujeme si je přečíst, pokud je aplikace Outlook zcela nová.

V opačném případě z doručené pošty aplikace Outlook můžete klepnout na tlačítko "Nový e-mail" nebo použít klávesovou zkratku "CTRL + N".

Výsledné nové okno zpráv by mělo být velmi jednoduché. Pokud jste někdy použili aplikaci Microsoft Word nebo podobný program pro úpravu textu, funkce Basic Text vám bezpochyby vypadají dobře.

V tomto okamžiku byste určili, komu posíláte svou zprávu, sestavíte svou zprávu a klikněte na tlačítko Odeslat. To je všechno dobré a dobré, pokud právě skládáte jednorázovou zprávu a pak jste s ní hotovi, ale je to víc než to.

Aktualizace kontaktů

Když vytvoříte nový e-mail, první věc, kterou pravděpodobně uděláte, je zadání příjemce nebo příjemců. Můžete to udělat prostě zadáním jejich e-mailové adresy nebo můžete kliknout na "To ..." a zvolit jména z vašeho adresáře.

Nezapomeňte, že chcete-li rychle zvolit dvě nebo více adres současně, podržte klávesu CTRL a klikněte na každé jméno, které chcete vybrat, a poté zvolte možnosti adresy: To a Cc (nebo Bcc). Po vybrání všech příjemců klikněte na tlačítko "OK".

Pokud už nemáte adresář, máme vás zaoblené. Své kontakty můžete importovat do aplikace Outlook z Gmailu nebo podobné e-mailové služby.

Změna adresy odpovědí

Řekněme, že máte s aplikací Outlook přidružen více než jeden e-mailový účet. Jak posíláte e-mail z ostatních účtů?

Všimnete si, že na tlačítku "Od" je malá šipka. Klepněte na toto tlačítko a v rozbalovacím seznamu se zobrazí další účty, abyste mohli vybrat jiný e-mailový účet.

Případně můžete použít e-mailový účet, který není s aplikací Outlook přidružen, například pokud používáte počítač jiného uživatele nebo používáte počítač v práci a chcete odeslat odpovědi na svůj osobní účet.

Pokud to uděláte, pamatujte na pár věcí. Za prvé, jakákoli zpráva, kterou pošlete, bude zkopírována do složky Odeslaná pošta, takže neposílejte nic osobního, pokud nemáte v úmyslu ji odstranit a vyprázdnit koš. Také pokud pošlete zprávu z vaší práce, pravděpodobně ji uloží na poštovní server.

Podpisy a stacionární

Možná jste již obeznámeni s pojmem podpisy, nebo je dokonce můžete použít sami. V podstatě jsou podpisy speciální předem složené bity textu, které můžete připojit ke každé zprávě. Mohou to být vaše kontaktní údaje, důležité informace o produktu nebo události, kterou propagujete, nebo jen hluboký citát, který se vám opravdu líbí.

V tomto příkladu budeme připojovat podpis, který podrobně popisuje plány budoucích dovolených. Tento podpis připojíme ke všem e-mailům pocházejícím z našeho pracovního účtu, nikoli však k odpovědím a předávání.

Od této chvíle, dokud podpis nevymažete pomocí těchto nastavení, varovné upozornění se objeví pokaždé, když vytvoříte novou e-mailovou zprávu.

Stacionární?

Podpisy jsou dost snadné, aby zjistili, ale co stacionární? Dokud je to pravé, pojďme jít dál a diskutovat o tom. Stejně jako s podpisy jste pravděpodobně viděli e-mail stacionární v nějaké formě nebo jiný, ale v zásadě to funguje takto: protože posíláte e-mail jako HTML, stacionární vám umožňuje přiřadit pozadí, různé styly písma a barvu vašemu zpráv.

Zde vidíte, jak to funguje. V seznamu jsme vybrali téma "Medvědi", což nám dává podklad s medvídky, které jej zdobí.

Samozřejmě, pokud jste v práci, možná budete chtít upustit od zpráv s medvídky a podobně, ale pokud chcete, aby vaše zprávy opravdu vyčnívají, pak můžete použít stacionární funkci vytvořit některé opravdu atraktivní výsledky.

Odpovědět a předávání zpráv

Odpovědi na zprávy a jejich předávání je jednoduché a pravděpodobně jste si již všimli, jaké jsou nástroje pro odpověď na pásu karet.

Vidíte odpověď, odpovězte na všechny (použijte opatrně) a možnosti dopředu, které jsou poměrně jasné, ale jaké další možnosti?

Pokud kliknete na "Setkání", můžete požádat o schůzku, když odpovíte. podívejte se na všechny možnosti, které dostanete, když to uděláte.

Budeme se podrobněji zabývat schůzkami v nadcházejícím článku, kde budeme diskutovat o kalendářních pravomocích Outlooku.

Nastavení možností odpovědi a předávání

Pojďme otevřít odpověď a předat možnosti pro rychlý vzhled. Existuje několik způsobů, jak můžete změnit, jak vypadají původní zprávy při odpovědi nebo předávání, zda jsou součástí přílohy nebo zda vůbec nejsou.

Můžete také nastavit způsob, jakým budou odpovědi a dopředu otevřeny, a zda vaše komentáře předcházejí vašemu jménu.

Zbývající možnosti e-mailu aplikace Outlook

Ve volbách pro poštu se děje spousta dalších věcí, takže než nežijete dnes, opustíme vás čas a mluvíme o nich.

Zde jsou některé základní věci, jako jsou možnosti editoru pro změnu způsobu sestavování zpráv, možností pravopisu a autokorek, a podpisových a stacionárních možností, na které jsme se již dotýkali.

Mnoho z těchto možností se otvírá k dílčím možnostem. Pokud například klepnete na tlačítko "Možnosti editoru ...", objevíte celou řadu dalších zaškrtávacích políček (rozdělených do dvou kategorií, Proofing a Advanced).

Posouváním dolů jsou možnosti příjmu zpráv, které umožňují vybrat, jak vás aplikace Outlook upozorní na příchozí zprávy ve vaší doručené poště.

Stejně jako způsob, jakým aplikace Outlook označuje položky jako přečtené při použití panelu pro čtení.

Můžete určit, jak často jsou zprávy automaticky ukládány, kde jsou uloženy atd.

Když posíláte zprávy, co se stane? Pomocí voleb "Odeslat zprávy" vyberte výchozí úrovně důležitosti a citlivosti, automatickou kontrolu názvu a několik dalších drobných, ale odlišných vylepšení, které můžete provést pro vaše uživatelské prostředí.

Máte-li zájem sledovat zprávy, existují způsoby, jak to provést. Například zde můžete zapnout potvrzení o přečtení, které vám pošle oznámení vždy, když někdo přečte váš e-mail.

Nakonec najdeme některé možnosti, jak změnit formát zpráv, které pravděpodobně nikdy nepoužíváte.

Další možnosti obsahují některé užitečné funkce, jako například zobrazení možností vložení (možná otravné) a zda se při přečtení více zpráv v doručené poště (pravděpodobně užitečné) zobrazí další a předchozí odkazy v hlavičkách zpráv..

Existují také možnosti, jak konfigurovat, jak program provádí vyčištění konverzace, ale pokryjeme to i další aspekty správy pošty aplikace Outlook v nadcházejícím článku.

E-mail je taková nedílná součást aplikace Outlook, není divu, že existuje mnoho způsobů, jak ji nakonfigurovat. Netřeba říkat, že když se naučíte používat aplikaci Outlook, zjistíte, že se někdy vrátíte k možnostem, chcete-li změnit některé aspekty formátování a chování e-mailu.

Nejsme zkoumáním Outlooku, stále máme hodně toho, co vám ukážeme, jako jsou způsoby, jakým budete pracovat s odesíláním a přijímáním příloh, kalendářem, úkoly a mnohem více. Zatím bychom vás rádi slyšeli víc, proto prosím, dejte nám chvíli, abyste nám v diskusním fóru.