Zapomeňte na triky Zde je nejlepší způsob, jak uspořádat doručenou poštu Gmailu

E-mailové doručené e-maily se stále objevují. První Google představil Prioritní poštu a nyní používá karty kategorií. Dropbox zakoupil poštovní schránku, která změní doručenou poštu na více úkolů. Microsoft Outlook.com má funkci Sweep, která automaticky vyčistí doručenou poštu.

To vše jsou pokusy o správu vaší e-mailové schránky pro vás. Tyto triky nikdy nejsou tak chytré jako vy, takže můžete svůj e-mail mnohem chytřejší tím, že získáte aktivnější roli.

Zde budeme používat službu Gmail, ale zásady by měly být podobné u každého poštovního klienta.

Použijte klasickou doručenou poštu

Za prvé, zbavíme se toho, co Gmail používá dnes. Tyto poštovní schránky nikdy nedosahují kategorií a prioritizace zcela správné. Vynucují vás, abyste prošli všemi e-maily, abyste se ujistili, že vám nic nezmeškáte a povzbuzujete, abyste stále dostali nevyžádanou nevyžádanou poštu tím, že je zametáte pod koberec.

Chcete-li ve službě Gmail používat klasičtější doručenou poštu, klikněte na ikonu ozubeného kola a vyberte možnost Nastavení. Klepněte na kartu Doručená pošta, klikněte na pole Typ doručené pošty a vyberte Nejprve nepřečtené. Všechny karty a priority budou zmizeny.

Odhlásit se od e-mailu Nezajímá vás

Při zakázání kategorií a priorit v tabulkách bude celý váš e-mail roztříděn do jedné velké hromady. Všechny ty zbytečné e-maily a informační bulletiny o sociálních sítích, na které se nestaráte, budou ve vaší schránce se zprávami spolu s aktuálními důležitými e-maily.

To je dobré - spíše než jen zametání e-mailů, které nechcete vidět pod koberečkem, měli byste je zabránit v úplném příchodu.

Zvažte typ e-mailů, které nechcete vidět. Mezi běžné typy zbytečných e-mailů patří oznámení o Facebooku a Google+, propagační e-maily a zpravodaje, o kterých jste se nechtěně přihlásili. Vždy, když přijde e-mail, který nechcete vidět, otevřete jej a použijte odkaz Odhlásit se - najdete je obvykle v dolní části e-mailu - odhlaste se od e-mailu a zabraňte jeho příchodu do budoucnosti.

(Vezměte prosím na vědomí, že byste neměli používat odkaz Odhlásit se, pokud je e-mail skutečně spam, protože spammer to bere jako znamení, že někdo čte e-mail a posílá ještě více nevyžádané pošty. Klikněte na tlačítko Spam, pokud je to skutečný nevyžádaný e-mail a pokud se jedná o legitimní organizaci, klikněte na Odhlásit.

Jistě, vlastně odhlášení je trochu více práce předem, ale dělá váš e-mail mnohem lépe zvládnout v dlouhodobém horizontu. Kdykoliv vám přijde e-mail, o který se vám nelíbí, použijte odkaz Odhlásit a okamžitě zabráníte tomu, aby budoucí e-maily přicházely.

Odeslat nepotřebné e-maily, které nelze odhlásit od koše

Podle zákona USA (konkrétně zákona CAN-SPAM) je ve skutečnosti nelegální, aby společnost neposkytla odkaz na odhlášení v e-mailových zprávách, takže se můžete odhlásit od budoucích e-mailů. Některé společnosti se však buď nedostaly, nebo je to jedno. Spíše než vyřizovat soudní kroky, které by mohly vyřadit jejich e-mailové seznamy, můžete jednoduše vytvořit filtr, který od nich odešle všechny budoucí e-maily do koše, kde je nemusíte vidět.

Při práci s takovouto e-mailovou službou v Gmailu ji otevřete, klikněte na odkaz Více a zvolte Filtrování takových zpráv. Naladějte filtr, chcete-li zablokovat e-maily - například pokud se vám nikdy nelíbí o tom, že od tohoto odesílatele budou přijímány další e-maily, můžete filtrovat na základě jejich e-mailové adresy. Použijte filtr k odeslání všech takových e-mailů do koše.

Automaticky archivovat e-maily, které nechcete vidět

Některé e-maily jsou důležité, ale možná je nechcete vidět. Například online obchody vám mohou zasílat doklad o potvrzení při každém nákupu něčeho z nich. Je dobré mít takové příjmy jen v případě, že je potřebujete, ale pokud často nakupujete produkty a nikdy nechcete vidět takové e-maily, můžete jim zabránit, aby se dostali do vaší schránky na prvním místě.

To platí pro mnoho různých typů e-mailů - např. Služba PayPal vám zašle zprávu "Přenášíme peníze do banky" při každém vybírání peněz. Možná budete chtít tento e-mail pro vaše záznamy, ale možná nebudete chtít vidět ve vaší doručené poště.

Pokud tyto e-maily automaticky archivujete, můžete je umístit na autopilot. Stačí otevřít takovou e-mailovou adresu, kliknout na tlačítko Více v Gmailu a vybrat možnost Filtrování takových zpráv. Nalaďte svůj filtr tak, aby zahrnoval emaily, které chcete chytit - pravděpodobně na základě předmětu, pokud je to vždy stejné. Řekněte službě Gmail, aby automaticky archivovala e-maily a označila je jako přečtená, takže vás nebudou obtěžovat.

Můžete také mít Gmail automaticky použít štítek, například "Automaticky archivovaný" nebo specifičtější štítek. To vám umožní rychle najít e-maily v budoucnu, pokud je skutečně potřebujete.

Nastavení automatických štítků

Pokud jste tento postup sledovali, měli byste být schopni snížit objem příchozích e-mailů. Nyní vám pomůžeme třídit e-maily, které vám záleží.

Tato část je volitelná, ale může vám pomoci, pokud obdržíte velké množství e-mailů - zejména pro různé účely. Můžete například kombinovat několik účtů Gmail do jedné doručené pošty a získat všechny osobní a pracovní e-maily na stejném místě.

Zkuste vytvořit filtry, které automaticky třídí příchozí e-maily na konkrétní štítky. Například můžete mít e-maily z vaší banky automaticky dostat "banka" štítek. Mohli byste mít osobní e-maily získat "osobní" štítek a pracovní e-maily získat "práce" štítek. Příjemci zakoupených produktů by mohli získat štítek "Příjemce". Není třeba dělat tuto část ručně - stačí nastavit službu Gmail, takže vám automaticky zařadí e-mail do kategorií.

Barevně zkopírujte všechny tyto štítky a můžete svůj e-mailový klient automaticky kategorizovat vaše e-maily a ukázat vám na první pohled, odkud pocházejí. Chcete-li barevný kód označit v Gmailu, klepněte na jeho barevné pole v levém podokně a vyberte novou barvu.

S takovým systémem štítků můžete dokonce mít aplikaci Gmail v systému Android a oznamovatelé e-mailů na jiných platformách vás oznamují pouze při příchodu nových zpráv na důležité štítky, čímž se zabrání přetížení oznámení.

Pokud existují určité e-maily, které chcete zvýraznit - možná e-maily od vašeho šéfa nebo manžela - můžete nastavit filtr, který automaticky pošle zprávy odesílatelem při příjezdu. Můžete vybrat typ doručené pošty "Starred first" v nastavení doručené pošty Gmailu, takže takové důležité e-maily se automaticky dostanou nahoru do doručené pošty. To se stane přesně podle toho, jak nakonfigurujete službu Gmail - nebudete muset bojovat s prioritním systémem doručené pošty a zkusit Gmailu naučit, co je skutečně důležité.

To není proces set-it-and-forget-it. Jistě, po odhlášení z e-mailu nebo nastavení filtru bude váš e-mailový klient pokračovat v akcích na všech příchozích e-mailových zprávách, ale vždy budou přicházet nové typy e-mailů. Budete muset podniknout kroky k odhlášení a správnému filtrování, čímž zabráníte opětovnému neorganizaci vaší schránky.

E-mailové triky se pokoušejí tento proces automatizovat - pokoušejí se automaticky skrýt e-maily, které nechcete vidět, upozorňovat na to, co je důležité a kategorizovat svůj e-mail. Ale s trochu více up-front práce, můžete nastavit svou e-mailovou schránku pracovat přesně tak, jak chcete, vyloučit potřebu všech těchto triků.