Zkrátit zpět na čas strávený odesláním a příjmem e-mailu

Fotografie H je pro doma

E-mail může usnadnit komunikaci, ale může také vyčerpat váš čas. Přečtěte si, jak zpracovat příchozí e-maily a napsat odchozí e-mail, abyste ušetřili čas.

Podle průzkumu z roku 2005 odhady zaměstnanců ukázaly, že čas strávený na e-mailu způsobil, že podnik s 10 000 zaměstnanci ztratí odhadovaných 152 milionů dolarů mzdy za rok.

E-mail má jasně své nevýhody. Nejasné e-maily odvádějí zaměstnance od důležitých pracovních úkolů, cloudových komunikačních kanálů a často vytvářejí další práci. Vyhněte se nástrahám e-mailů podle níže uvedených návrhů.

Jak příchozí e-mail může zničit váš čas

Foto uživatele Dvortygirl

Existuje mnoho typů e-mailových zpráv, které mohou ztrácet čas. Ty, které:

Mohl by být snížen z více zpráv a zkrácen na komplexní
Nepřipojujte se k vám přímo
Souvisí s vámi, ale ne přímým způsobem, což vám neumožňuje, jak nebo byste měli reagovat (a jí čas)
Nesměřujte, abyste podnikli nějaké kroky (což je neproduktivní)
Odsuzujte a / nebo povzbuzujte, abyste ztráceli čas na webu
Nejsou vhodné pro e-mail a dávají větší smysl prostřednictvím dynamického komunikačního kanálu, jako je obchodní schůzka nebo nějaký formát, který je vhodnější pro obsah (jako například samostatný dokument bohatý na informace)

Jak efektivně zpracovávat příchozí emaily

Abyste mohli efektivně číst a zpracovávat e-maily, musíte se soustředit na dvě věci - zjišťování zprávy o e-mailu (nebo nedostatek) a rozhodování o tom, jaké kroky je třeba podniknout v reakci.

Krok 1: Vyjádřete zprávu (nebo nedostatek)

Kdykoli si přečtete nový e-mail, věnujte co nejméně času zjišťování:

Zda se řečník přímo nebo nepřímo oslovuje
Zda řečník řekl, co od vás očekává
Ať už je to jasné
Zda celková zpráva je pro vás relevantní
Zda se zdá, že celková zpráva je vhodná vzhledem k kontextu vašeho vztahu k odesílateli (nebo nedostatek, pokud se pokoušíte například zahájit obchodní vztah)

To vám pomůže zjistit, co je zpráva e-mailu a jak chcete reagovat. To znamená, že pokud hodláte reagovat na prvním místě.

Zvláště je důležité si uvědomit, zda mluvčí dělá jednu nebo více věcí, které vás mohou přitahovat do ztráty drahocenného času, například:

Nepochopení toho, co se snaží říci
Použití jazyka matoucím nebo eufemistickým způsobem, abyste se vyhnuli mluvení konkrétně (např. "Myslím, že potřebujeme nějaké srdce k srdci" versus "Můžete mi zavolat tento týden, abychom mohli mluvit po telefonu o něčem důležitém? ")
Rambling nebo odchod z tématu
Zahrnuje informace, které nejsou vaše podnikání, nevhodné, urážlivé nebo nesouvislé
Cc nebo bcc'ing vás na zprávy, které nejsou pro vás relevantní
Opakování stejné zprávy prostřednictvím různých e-mailů nebo opakování toho, co bylo již obsaženo v předchozích zprávách jiných než e-mailů
Psaní o něčem, o kterém jste již diskutovali a vyřešili - zapomnětlivým nebo nedbalým způsobem

V těchto typech situací buďte obzvlášť opatrní, abyste reagovali efektivním způsobem, který minimalizuje, kolik času strávíte na komunikaci. Protože je snadné nechat výše uvedené nejednoznačné e-mailové scénáře vyčerpat váš čas.

Krok 2: Rozhodněte se, jaká akce chcete provést

Poté, co víte, o čem je zpráva, zjistěte nejproduktivnější způsob, jak reagovat. Zde jsou některé typické odpovědi:

Převedení konverzace na lepší komunikační médium, například telefonní a konferenční hovory
Reakce na opakovanou otázku, kterou položili víc lidí - nikoliv e-mailem, ale prostřednictvím média bohatého na informace, které lze sdílet, například dokladu Google
Neodpovídá na zprávy, které neumožňují jasně vysvětlit, co mluvčí od vás očekává (i když se to cítí trochu nezdvořilé)
Řešení nejasných zpráv s přímými a stručnými konkrétními otázkami, jako například: "Kdy chcete zprávu dokončit?" Nebo "Jak byste rád, kdybych přispěl k tomuto projektu?"
Vyzvednutí telefonu a volání na osobu kdykoli začne docházet k dramatickému nebo komunikačnímu poruchu - vyčerpání emailem bude trvat déle a může zesílit konflikt

Krok 3: Obraťte se na úlohu

A co je nejdůležitější, po odpovědi na e-mail (který může sestávat z nereagování a smazání zprávy), musíte se vrátit zpět na úkol. Přejděte na další e-mail, který čeká ve vaší doručené poště, nebo přepněte rychlostní stupně a vraťte se zpět do práce, než aby odpovídal na požadavky jiných lidí.

Jak odesílání e-mailu může způsobit ztrátu času

Fotografie od Adikos

Navíc existuje mnoho typů e-mailových zpráv posíláte což může ztrácet čas. Ty, které:

Jsou zbytečně nataženy do několika zpráv, z nichž každá vyžaduje čas a myslí si, že se přizpůsobí, místo jedné komplexní
Nepřipojujte přímo k příjemci, což je ztráta úsilí z vaší strany
Není dostatečně jasné a vyčerpá dlouhé e-mailové konverzace a / nebo nedorozumění nebo vůbec žádné produktivní akce (což znamená, že budete muset trávit čas zahájením konverzace později)
Nepřipojujte příjemce, aby podnikl nějaké kroky, což je neproduktivní
Rozptýlit a povzbudit příjemce, aby ztrácel čas na webu - což znamená, že vás povzbuzuje
Nejsou vhodné pro formát e-mailu, ale lépe se sdělují prostřednictvím konverzace v reálném čase nebo prostřednictvím instruktážního dokumentu nebo dokumentu bohatého na informace, jako je manuál, článek blogu, stránka s častými dotazy, zpráva společnosti nebo prezentace PowerPoint

Jak efektivně odesílat e - mail

Chcete-li psát e-maily, které neztrácejí váš čas v dlouhodobém horizontu (nemluvě o čase vašeho příjemce), musíte se zaměřit na pět věcí: komunikovat jasnou zprávu, žádáte svého příjemce, aby podnikl kroky, předtím, než zasáhnete odeslání, a efektivně sledovat.

Krok 1: Vyčistěte svou zprávu

Než ještě dokončíte návrh e-mailu, musíte si na zprávu poslat jasnou zprávu. Určit:

Co chcete komunikovat
Proč chcete komunikovat
Jaké kroky chcete, aby váš příjemce přijal
Jak je můžete nejlépe přesvědčit, aby podnikli takovou akci

Zde jsou některé běžné důvody pro odeslání e-mailu:

Připomenout někomu termín
Poskytnout někomu psané pokyny k úkolu
Chcete-li se zeptat na rychlou otázku, na kterou lze odpovědět odpovídajícím způsobem prostřednictvím psaní
Chcete-li odpovědět na rychlou otázku, která může být zodpovězena odpovídajícím způsobem psaním
Procházet časově citlivé informace
Nabídnout dostupné termíny pro plánování schůzky
Postupujte po setkání a ukažte si ocenění

Ve všech těchto příkladech, s výjimkou posledního, chcete, aby váš příjemce podnikl nějaké kroky (i když vám to právě odpovídá).

Někdy se akce nezdá jako akce. Možná chcete:

Projděte tip pro svého spolupracovníka
Nechte své přátele, aby věděli, že jste bezpečně přistáli na svém cíli cesty
Uveďte krátkou informaci o tom, jakým způsobem děláte na svém novém cíli a jak se můžete dostat během několika následujících týdnů

V každé z těchto situací neřídíte příjemci, aby podnikl určitou akci. Nicméně, předpokládá se, že se od nich neočekává, že přijmou jakoukoliv akci, pokud dáte emaile řádné uzavření nebo alespoň podepsáním vašeho jména. Chápou, že komunikace může snadno skončit vaším e-mailem; že nemusí reagovat.

Krok 2: Požádejte příjemce o přijatelné kroky

Chcete-li napsat efektivní e-maily, které vám ušetří čas, je třeba, aby byly efektivní. A musíte se ujistit, že vaší příjemci je jasné, jaká opatření se od nich očekává.

Pokud se na to nesnažíte, ale snažíte se vysvětlit svůj životní příběh nebo vysvětlit, proč se rozhodnete pro další model iPhone místo toho, abyste získali poslední verzi, můžete zapomenout na úsporu času, hodně myšlení a času.

Při aktivaci e-mailu se zaměřte na následující:

Stanovení lhůt
Vymezení pohotovostních plánů
Nabídka možných možností dalšího průběhu akce (např. Doby, kdy jste k dispozici pro schůzku na místě, místa, na které se můžete setkat)
Poskytnout názor, když o to požádáte
Požadavek, který je vhodný pro psaní, je prakticky výhodnější než jiný způsob komunikace
Poskytnutí souboru pokynů pro úkol, který váš příjemce souhlasil s prováděním

Buďte aktivní a přesvědčiví při navrhování akčních kroků. Vyhýbejte se otevřeným otázkám, pokud nebudete mít jinou možnost. Vzhledem k tomu, že otevřené otázky jsou opakem akčního obsahu.

Zde jsou nějaké příklady:

Místo toho, abyste požádali příjemce, aby vám dal svůj plán (a ztrácíte e-mail v procesu) - začněte zasíláním vašich dostupných časů schůzky.
Namísto toho, aby se váš příjemce zeptal, co si myslí o určitém obchodním rozhodnutí, načrtněte potenciální rozhodnutí a požádejte o vytvoření zpětné vazby. tak nebudou muset přijít s něčím samým a místo toho budou muset něco s nimi pracovat

E-mailem můžete podat žalobu tím, že poskytnete čtenářům jasné pokyny a spojíte obsah spíše než otevřený.

A co je nejdůležitější, musíte se ujistit, že jakákoli akce, kterou očekáváte od svého čtenáře, je jasně oznámena. Nepředpokládejme, že vědí, že chcete uspořádat schůzku tento týden, pouze vám nabízíme dostupné časové údaje. Nepředpokládejme, že vědí, na jakou pracovní úlohu se vztahuje sada pokynů. Uveďte to výslovně a laskavě jim dejte vědět, co chcete, aby se dali.

Krok 3: Vytvořte dobrou strukturu

Jeden, v němž je vaše zpráva jasně definována a vy jste ji učinili žalobou, je čas uspořádat takový způsob, jak tuto srozumitelnost a vaše žalovatelné žádosti.

Odstavce: Obecné pravidlo, které je třeba dodržovat, je dodržování odstavců pod pěti větami. Není jen obtížné soustředit se na dlouhé odstavce při čtení na webu, ale neoblomné odstavce dávají příjemci příležitost ztrácet pozornost a možná uniknout nejdůležitějším bodům. To pak vede k nepříjemným nebo nadbytečným reakcím, které mraví komunikační kanál.

Věty: Použijte aktivní hlas při psaní vět. Udržujte věty krátké a na bod. Vyhněte se vystupování na dotycích nebo zbytečně vysvětlete své úvahy nebo pocity o věcech. Místo toho se držte faktů a jakých kroků požadujete od svého příjemce.

Slova: Snažte se nepoužívat velká slova nebo slang, pokud neznáte, že je vaše publikum bude rozumět. Vyhněte se vtipem a kulturním odkazům, které by mohly být špatně pochopeny, protože vše, co lze snadno mylně interpretovat, je potenciální překážkou pro efektivní komunikaci.

Vyvarujte se dodatečných slov a kvalifikovaných frází. "Vzhledem k současné situaci, ve které se to právě děje, myslím, že by mohlo být moudré ..." je kvalifikační prohlášení, které nejenže odpadá slova a čas, ale odvádí od skutečného poselství. Místo toho jen uveďte své doporučení, aniž byste je museli kvalifikovat.

Jiný příklad: "Zajímalo by mě, jestli se vás mohu zeptat ..." Vypusťte tuto větu a jednoduše ji položte. Také zvýší vaši důvěru, protože nebudete podvědomě hledat povolení pro aktivní komunikaci.

Interpunkce: Udržujte interpunkci jednoduchou. Kvalifikační slova a fráze jsou efektivní pouze tehdy, když se používají ke zdvořilosti při zahájení komunikace s někým, s nímž byste chtěli mít obchodní nebo osobní vztah. V takových případech nemusíte nutně chtít být k nastávajícímu, ale používat nějaké zdvořilé fráze, které projeví úctu k jejich času.

Minimalizujte použití čárkami - to vám samozřejmě pomůže udržet krátké věty. Vyhněte se lenošenému textu inspirovanému mluvit, s nadužíváním dot-dot-teček a následných čár. Místo toho přesvědčte své věty správnou angličtinou a využijte kontrakce, pokud to dává smysl, protože dělají lepší čtení.

Navíc zvážit interpunkci seznamů s kuličkami a pomocí řady pomlček rozdělit hlavní části (které mohou obsahovat jeden nebo více odstavců).

Odrážky a oddělení oddílů zvyšují čitelnost webu a pomáhají vám lépe uspořádat zprávu.

Krok 4: Upravit před odesláním

Než pošlete e-mail, zkontrolujte, zda je nahlas přečtete 1-2 minuty. To vám pomůže chytit chyby nebo si všimnete nepříjemných částí, které byste normálně nemluvili osobně. Odstraňte tato slova a zjednodušte interpunkci. Vyprázdněte seznamy a vyrežte odstavce.

Když můžete odpovědět na následující otázky "ano", pak jste připraveni "zaslat":

Je zpráva jasná?
Jsou očekávání použitelná a jasně uvedena?
Bude můj příjemce schopen úspěšně přijmout mé poselství? Úspěch znamená, že vědí, jaká reakce se od nich očekává.
Kdyby byly roly obráceny, mohu tuto zprávu úspěšně přijmout?

Krok 5: Sledujte efektivně

Navíc buďte aktivní při sledování vašich e-mailů. Pokud někdo nereaguje na přímou žádost, nestrádejte čas tím, že se divíte, co se stalo. Místo toho pošlete s nimi zdvořilý, ale přímý následný e-mail. Použijte zásady uvedené výše. A neztrácejte příliš mnoho času, abyste se pokusili dostat odpověď; pokud příjemce s vámi nekomunikuje, víte, kdy přesunout, nebo se k nim osobně přiblížit.

Pomocí e-mailu ušetříte čas

E-mail vám může ušetřit spoustu času, pokud víte, jak ji efektivně používat. A to platí jak pro odesílání, tak pro přijímání zpráv.

E-mail se nejlépe používá k doručování akčních zpráv, které jsou adekvátně komunikovány prostřednictvím psaní. Pokud využijete výhody e-mailu a vyhnout se velkým množstvím časových úskalí, slouží jako mocný nástroj.