Barevný kód Outlook pro snadnější správu

Organizování a sledování mnoha e-mailů v kanceláři každý den může být pro sebe samo. Dnes se podíváme na použití barevných kódů, aby bylo jednodušší identifikovat předměty zpráv a kdo je posílá.

Tato funkce byla od začátku k dispozici v sadě Office 2007, ale nikdy jsme ji nepokryli a bylo to něco, co jsem přehlédl. Poté, co jsem si s tím chvíli hrál, zjistil jsem, že je to dobrý způsob, jak spravovat množství e-mailů, které dostávám každý den. Zde budeme procházet barevnými kontakty, které posílají zprávy, takže je snadněji vidět. Také kategorizace předmětu do různých skupin barev vypadá, že pomůže udržet věc rovnou.

Odesílatelů barevných kódů

Otevřete aplikaci Outlook a klepnutím zvýrazněte zprávu, na kterou chcete zbarvit kód.

Přejděte na položku Nástroje a potom na možnost Uspořádat.

Zprávy Způsoby uspořádání schránky se otevře a chcete kliknout na Použít barvy. Nyní můžete vybrat barvu, kterou chcete přidružit k tomuto kontaktu. Můžete také zvolit konkrétní barvu pro zprávy odeslané pouze vám, které jsou užitečné jako způsob, jak rozlišovat mezi skupinovými a osobními zprávami.

Zde je příklad toho, co lze udělat s barvami. Možná byste ale chtěli vytvořit pouze několik barev pro nejdůležitější odesílatele, a tak jsem s tímto příkladem trochu přes palubu.

Kategorie barev

Dalším užitečným způsobem, jak vizuálně uspořádat zprávy, je přidávání barevných kategorií. Můžete přizpůsobit, které e-mailové předměty se vztahují ke každé kategorii barev.

Zpráva bude obsahovat barvu čáry kategorie v horní části a můžete změnit barvu kliknutím pravým tlačítkem na lištu.

Můžete také klepnout pravým tlačítkem myši na zprávu v sekci Kategorie a změnit kategorii.

Každou kategorii můžete přejmenovat na to, co vám dává smysl.

Možná budete chtít vytvořit novou kategorii pro různé e-maily. Přejděte na Akce \ Kategorizovat a Všechny kategorie.

Na obrazovce Barva kategorií klikněte na možnost Nové a kategorii udělejte název a barvu, můžete k němu také přiřadit klávesovou zkratku.

Nyní můžete třídit své e-mailové zprávy na základě typu kategorie, ve které se nacházejí.

Chcete-li se rychle podívat na váš e-mail, abyste získali představu o tom, co je v této oblasti, může být užitečné použití kategorií barev. Doufejme, že to může začít s uspořádáním e-mailů, takže víte, co chtějí šeredí šéfové dělat efektivněji.