Zvyšte svůj e - mail při psaní produktivity s
Hromadná korespondence aplikace Microsoft Word je vynikajícím produktivním nástrojem. Vědět, jak vytvořit osobní řádek předmětů a příloh, které základní funkce hromadné korespondence aplikace Word nepodporuje, může být šetřící čas, pokud budete muset hromadně vytvářet e-maily.
V dnešním článku se dozvíte, jak používat Průvodce hromadnou korespondencí Word 2010, napsat osobní e-mailové předměty a nastavit různé přílohy pro každého příjemce e-mailu.
Obrázek M! R
Vytvoření distribučního seznamu
Hromadná korespondence aplikace Word nás ukládá z únorového úkolu ručního zadání e-mailové adresy každého příjemce tím, že nám dovoluje importovat e-mailové adresy z kontaktů aplikace Outlook, zdrojů dat aplikace Excel nebo Access nebo datových souborů aplikace Word.
Kontakt s aplikací Outlook je tou nejlepší možností mezi třemi, a pokud jste ji nepoužili, bude nyní vhodná doba pro aktualizaci adresáře aplikace Outlook a my vám ukážeme, jak to udělat. Můžete přeskočit další sekci a začít psát hromadnou korespondenci, pokud již víte, jak nastavit kontakt aplikace Outlook, jinak se vám v následujících dvou částech dozvíte, jak nastavit kontakt aplikace Outlook importováním seznamu kontaktů na webu.
Nastavení profilu pošty
Nastavení kontaktů v aplikaci Outlook začíná vytvořením poštovního profilu, který ukládá e-mailovou adresu, heslo, informace o serveru a odkazy na další údaje, jako jsou e-mailové zprávy a adresy.
Můžete vytvořit některé profily, každý přizpůsobený konkrétnímu e-mailovému účtu.
Správný název profilu umožňuje určit e-mailový účet, který přidružíte s vaším poštovním profilem.
Máte možnost nakonfigurovat svůj poštovní profil pomocí e-mailové adresy, kterou jste obdrželi od poskytovatele služeb Internetu, nebo vlastním e-mailovým účtem výběrem třetí možnosti.
Zvolte "Internetový e-mail", chcete-li použít poskytovatele e-mailu, který poskytuje službu POP - například GMail.
Každý poskytovatel internetového e-mailu má jinou konfiguraci protokolu POP, ujistěte se, že si přečtete jejich uživatelskou příručku a dozvíte se, jak se nastavuje POP.
Gratulujeme! Zobrazí-li se tato obrazovka, úspěšně jste nastavili svůj profil. Nyní jsme připraveni nastavit kontaktní složku aplikace Outlook.
Zesílit složku vašeho kontaktu
Rozšiřující seznam můžete zadat ručně do aplikace Outlook nebo importovat další webové adresáře - například adresář GMail, Yahoo nebo Hotmail. Většina webových poskytovatelů e-mailů nám umožňuje exportovat náš adresář do zdroje dat kompatibilního s aplikací Outlook. Například Gmail nám umožňuje exportovat naše kontakty do souboru CSV kompatibilního s aplikací Outlook.
Funkce importu aplikace Outlook podporuje různé typy souborů: csv, vcard, RSS, iCalendar a mnoho dalších, takže je skvělý nástroj pro vytvoření distribučního seznamu hromadné korespondence.
Soubor CSV spadá do kategorie "Jiný program nebo soubor" v aplikaci Outlook.
Soubory ACT, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, soubory PST jsou některé z programových souborů, které aplikace Outlook podporuje - pro nás jsme zvolili typ souboru s oddělenými čárkami (Windows).
Nyní najděte soubor CSV, který jsme právě exportovali z adresáře Gmailu.
Ze všech těchto složek je adresář kontaktů tou nejlepší volbou pro náš účel hromadné korespondence.
Aplikace Outlook potřebuje několik minut k importu kontaktu v závislosti na počtu importovaných e-mailových adres.
Měli bychom být schopni tuto složku kontaktovat po dokončení importu všech kontaktů aplikace Outlook pro hromadnou korespondenci.
Průvodce hromadnou korespondencí
Začněte prázdným dokumentem a otevřete pásek "Korespondence" a začněte hromadnou korespondenci.
Průvodce je nejlepším způsobem, jak začít začátkem prvního cvičení hromadné korespondence.
Výběr příjemců zpráv
Průvodce nás požádá, abychom zvolili typ dokumentu pro naši hromadnou korespondenci. E-mailové zprávy jsou vhodným typem dokumentu pro dnešní hromadné korespondence.
Můžeme začít psát naši e-mailovou zprávu z prázdného dokumentu, šablony nebo existujícího dokumentu.
Zvolte složku kontaktů aplikace Outlook jako náš seznam distribuce hromadné korespondence v kroku 3.
Máme možnost použít jakýkoli profil mailů, který nastavujeme v našem systému.
Počet kontaktů by měl být více než nula, pokud aplikace Outlook importovala adresu Gmail úspěšně.
Vyberte osoby, které chcete zahrnout do distribuce e-mailu zaškrtnutím příslušných políček.
Sestavení e-mailové zprávy
Začněte psát svou e-mailovou zprávu a vložte sloučené pole, kam chcete umístit přizpůsobené zprávy - například název nebo příjmení na příslušném místě dokumentu.
Každé sloučené pole bude uzavřeno uvnitř dvojitého švonu. budou po dokončení průvodce hromadnou poštou nahrazeny informacemi z karty kontaktu.
Zobrazte náhled vaší e-mailové zprávy, abyste zjistili, jak aplikace Word zpracovává sloučení polí klepnutím na odkaz "Další: Náhled e-mailových zpráv".
Pokud jste s náhledem spokojeni, klepněte na odkaz "Další: dokončete sloučení" a aplikace Word odešle sloučený e-mail všem příjemcům se společným předmětovým řádkem.
Přizpůsobení řádu předmětu
Průvodce přeruší proces hromadné korespondence do těchto kroků: výběrem správného typu dokumentu a šablony, vytvořením distribučního seznamu, vyhodnocením náhledu hromadné korespondence a odesláním e-mailů všem příjemcům.
V tomto okamžiku můžete zaznamenat dvě běžné činnosti psaní e-mailů, které průvodce nepodporuje, psaní personalizovaných čáry předmětů a nastavení různých příloh. Musíme použít makro, abychom je udělali v hromadné korespondenci, nejlépe před dokončením průvodce.
S otevřeným dopisem stiskněte "Alt + F11" a dvakrát klikněte na "ThisDocument" v pracovním okně aplikace Word, otevřete editor maker.
Vložte kód makra napsaný odborným makro kodérem hutchinsfairy do prázdného podokna a uložte jej.
Dim WithEvents wdapp jako aplikace
Dim EMAIL_SUBJECT jako řetězec
Dim FIRST_RECORD Jako BooleanSoukromé pod Dokument_Open ()
Nastavte wdapp = Aplikace
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1End Sub
Private Sub Document_Close ()
Nastavte wdapp = nic
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc jako dokument, zrušit jako Boolean)
Dim i jako celé čísloS aplikací ActiveDocument.MailMerge
Pokud FIRST_RECORD = True pak
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = False
Jinak .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Konec Pokudi = .DataSource.DataFields.Count
Do I> 0
.MailSubject = Nahradit (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare)
i = i - 1
SmyčkaKonec s
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc jako dokument, ByVal StartRecord jako dlouhý, ByVal EndRecord jako dlouhý, Zrušit jako Boolean)
FIRST_RECORD = True
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc jako dokument, ByVal DocResult jako dokument)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub
Vraťte se zpět do dokumentu a klikněte na odkaz "Další: dokončete sloučení" a odešlete svůj e-mail.
Klikněte na odkaz "Elektronická pošta ..." a poslat zprávu.
Umístěte příslušná pole sloučení, obklopená vřetenem, do řádku předmětu.
Makro bude analyzovat sloučení pole a nahradit jej příjmení příjmení při Word e-mail dokumentu.
Připojení různých položek k e-mailu
Až do tohoto okamžiku jsme se naučili, jak používat průvodce hromadnou korespondencí a jak přizpůsobit pole předmětu - a dokončit dnešní výukový program, ukážeme vám doplněk třetí strany, který nám umožní připojit k jednotlivým e-mailům jiný soubor.
Stáhněte si doplněk, rozbalte jej a zjistíte, že doplněk přichází jako šablony Word Document. Použijte "CreateEMailData Word 2007 Ver02", pokud používáte slovo 2007 nebo 2010 a "CreateEMailData Word 2003 Ver02", pokud používáte aplikaci Word 2003.
Zkopírujte příslušnou šablonu dokumentu do složky "% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP", kde "% appdata%" je vaše spouštěcí složka Microsoft - v našem případě je to "C: \ Users \ zainul \ AppData \.
Restartujte aplikaci Word po zkopírování souboru do spouštěcí složky Microsoft a měli byste vidět dva nové doplňky: Vytvořit datový soubor a Sloučit k e-mailu, v nabídce "Poštovní" pásu.
Připravte datový soubor s tabulkou se dvěma sloupci - e-mailovou adresou příjemce v levém sloupci a úplnou cestou k souboru s přílohami v pravém sloupci a uložte jej do stejné složky jako dokument hromadné korespondence jako "MergeAttachmentsData". Musíme zdůraznit, že musíte soubor uložit jako "MergeAttachmentsData", jinak doplněk nemůže najít soubor pro hledání příloh.
Vraťte se zpět do dokumentu hromadné korespondence a rozdělte dokumenty do jednotlivých souborů.
Zobrazí se okno s novým slovním dokumentem a klepněte na tlačítko Doplněk ke sloučení. Jednoduše klikněte na tlačítko "Ok" v žlutém dialogu, protože jsme již připravili datový soubor.
Vložte správný předmět e-mailu, klepněte na tlačítko OK a aplikace Outlook odešle váš e-mail s přílohou, kterou zadáte v datovém souboru.
Slovo s mnoha užitečnými funkcemi je opravdu skvělý nástroj pro produktivitu. Těšíme se na další články Word pro čtenáře. Zatím se podívejte na další články článků na našich stránkách.
Doufáme, že jste se naučili používat hromadnou korespondenci aplikace Word z dnešního článku. Neváhejte diskutovat o jiných dopisech na hromadnou korespondenci s dalšími čtenáři v sekci Komentáře.
