Začátečník Jak zachovat, archivovat a zálohovat data v aplikaci Outlook 2013

Dnes pokrýváme "nudné" věci z aplikace Outlook. Údržba a zabezpečení, stejně jako údržba a zabezpečení souboru dat aplikace Outlook 2013 - plný všech důležitých dat - zálohováním a archivací.

Od té doby, pokud používáte aplikaci Outlook pro psaní a odesílání e-mailů, jste vynaložili čas na import vašich kontaktů Gmail do adresáře nebo skutečnost, že používáte aplikaci Outlook adresář, znamená, že máte spoustu dat, které je třeba chránit.

Podobně jste také pravděpodobně strávili spoustu času a práce při vytváření kalendářů, přidávání úkolů a seznamů úkolů, a možná dokonce i spoustu poznámek, které chcete uložit.

To vše se zhoršuje tím, že se ujistěte, že alespoň příležitostně zálohujete svůj datový soubor, protože jak to někdo z nás dokáže potvrdit, je to docela frustrující a depresivní ztráta všech vašich dat a musí začít znovu.

Ovládací panel pošty

Chcete-li začít, podívejte se na ovládací panel Mail v systému Windows.

Jak ukazuje obrázek, máte přístup ke třem klíčovým oblastem nastavení aplikace Outlook. To znamená, že kliknutím na tlačítko "E-mailové účty ..." nebo "Datové soubory ..." se otevře stejné okno na příslušných kartách.

Na následujícím snímku se zobrazí karta E-mail, která vám umožní provádět akce na vašich e-mailových účtech, například opravu nebo výměnu. Můžete také zjistit, kde jsou data uložena pro každý účet.

Chcete-li tyto datové soubory přímo ovlivnit, musíte kliknout na kartu "Datové soubory". Je tu několik užitečných věcí, které můžete udělat zde.

Můžete například kliknout na tlačítko "Otevřít umístění souboru" a zjistit, kde jsou vaše datové soubory umístěny. To je užitečné, protože budete chtít vědět, kde se nacházejí, v případě, že je budete muset skenovat a opravit (viz následující část).

Existuje další skvělá funkce, kterou můžete použít v okně Nastavení účtu. Pokud se váš datový soubor dostal obrovský a zabírá tuny místa na disku (někteří lidé shromažďují gigabajty na gigabajty starého e-mailu), pak jej můžete komprimovat.

Klikněte na tlačítko "Nastavení" na kartě Datové soubory a potom na tlačítko "Kompaktní nyní" zmenšíte velikost datového souboru aplikace Outlook.

Ovládací panel služby Mail je spolehlivým způsobem, jak zachovat vaše datové soubory a profily, ale není to jediný způsob, a aplikace aplikace Outlook vám také umožní spravovat vaše poštovní schránky. Tyto ovládací prvky vám ukážeme hned po tom, jak ukážeme, jak opravit vaše datové soubory.

Spuštění nástroje údržby PST

Pokud jste si ještě nevšimli, data aplikace Outlook jsou uložena v souboru .PST nebo .OST a většinu času s tím není nic špatného.

Bohužel se vaše data někdy poškodí, což není totéž, co říkáte, že je špatná nebo beznadějně nad rámec obnovy, stačí spustit zahrnutý nástroj pro opravu doručené pošty. Nástroj pro opravu doručené pošty nebo nástroj ScanPST skenuje a opravuje soubor osobních složek, ověří a opravuje chyby při zálohování vašeho poškozeného souboru .PST nebo .OST jen v případě, že během obnovy dojde k chybě..

Nástroj ScanPST lze nalézt ve složce instalace aplikace Outlook, obvykle C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. Když ji najdete, poklepejte na nástroj ScanPST a spusťte jej.

První věc, kterou musíte udělat, je procházet, kde jsou umístěny vaše soubory .PST nebo .OST. Na následujícím snímku obrazovky uvidíte, kde se nachází v našem počítači. Vybíráme jeden a klikneme na tlačítko "Otevřít".

Pokud nástroj ScanPST najde nějaké chyby, informuje vás tolik a nabídne opravu. Klepnutím na tlačítko s odpovídajícím názvem zahájíte uvedenou opravu.

Jakmile skončíte, nástroj ScanPST vám sdělí, že váš soubor aplikace Outlook byl úspěšně opraven.

Nástroj můžete zavřít nebo proces opakovat podle libovolných dalších datových souborů.

Automatická archivace dat

Začněme věci s důležitými informacemi o tom, jak nejlépe archivovat a zálohovat data. První věc, kterou chceme diskutovat, jsou možnosti automatického archivace. Chcete-li začít, klepněte na kartu "Soubor" na pásu karet, abyste viděli následující obrazovku.

Bezprostředně si můžete vzít na vědomí, který účet, který chcete navštívit (pokud je to možné), můžete kliknutím na rozbalovací nabídku umístěné nad tlačítkem Přidat účet.

Klikněte na tlačítko "Vyčištění nástrojů" a potom vyberte možnost "Vyčištění poštovní schránky" z možností. Níže jsou možnosti, které uvidíte. Všechno zde je určeno k ořezání tuku z doručené pošty a archivaci starých zpráv.

Klepnutím na tlačítko "Automatické archivace" se aplikace Outlook automaticky archivuje všechny poštovní složky, které byly nakonfigurovány jako takové. Chcete-li nastavit možnosti automatického archivace, musíte klepnout pravým tlačítkem myši na složku pošty a vybrat kartu "AutoArchive".

Vidíme zde typické okno složky Vlastnosti. Karta Automatické archivace vám umožní nastavit automatické archivování složky. Všimněte si, že na této obrazovce máme složku nakonfigurovanou pro AutoArchive podle vlastního plánu a akcí.

Můžete také přiřadit složku k automatickému archivování podle celkového předvoleného nastavení automatické archivace aplikace Outlook. Pokud nastavíte složku na výchozí nastavení a pak kliknete na "Výchozí nastavení archivu ..." uvidíte následující dialog (protože jsou "výchozí", veškeré změny, které zde nastavíte, se budou vztahovat na všechny složky konfigurované na výchozí autoarchivu).

Nezapomeňte, že tato nastavení naleznete také otevřením možnosti a klepnutím na nadpis "Pokročilé".

Přejdeme nyní k ručnímu archivaci vašich dat.

Ruční archivaci dat

Jednoduše, pokud nechcete používat autoarchivu nebo chcete provést samostatnou archivaci, vrátíte se k nástrojům pro vyčištění nalezených na obrazovce Informace o účtu a klepnutím a výběrem možnosti "Archivovat" otevřete následující dialog.

Stačí, abyste si jednoduše vybrali složku, kterou chcete archivovat, vyberte datum archivačních položek a vyberte složku, do které chcete archiv ukládat. To je, jste hotovi!

Zálohování a obnovení datového souboru aplikace Outlook

Zálohování datových souborů aplikace Outlook je stejně snadné jako kopírování souborů .OST nebo .PST na jiný pevný disk, cloudový server, palec nebo jiné úložné médium. Pamatujete se, jak najít vaše datové soubory?

Otevřete ovládací panel Pošta a klikněte na tlačítko "Datové soubory". Klepněte na tlačítko "Otevřít umístění souboru ..." a potom můžete zálohovat datové soubory.

Na boční poznámce můžete natrvalo přemístit datové soubory do cloudového místa, jako je například složka OneDrive nebo Dropbox, čímž zajistíte, že data aplikace Outlook jsou vždy technicky zálohována.

Chcete-li obnovit soubor zálohovaných dat, přejděte zpět na kartu Soubor a vyberte možnost "Otevřít datový soubor aplikace Outlook".

Na následujícím snímku se aplikace Průzkumník souborů automaticky otevře do našich archivů, ale můžete zřejmě prohlížet kdekoli se nacházejí vaše datové soubory.

Vyberte požadovaný soubor a klikněte na tlačítko "Otevřít", abyste měli přístup k datům uloženým v souboru. Po obnovení budete moci procházet a zobrazovat položky tak, jak byste normálně.

Pokud již nemusíte přistupovat k datům se soubory zálohování, stačí kliknout pravým tlačítkem myši na nejzazší složku a vybrat možnost zavření.

Zálohování a obnovení datových souborů je z velké části ruční činnost, ale pokud nastavíte vaše složky k častému automatickému archivování a budou archivovány na takové místo, jako je složka mraků, pak budete mít nějakou minimální bezpečnost.

Nejlepší způsob, jak zajistit, že neztratíte žádné údaje, je však běžně zálohovat vaše datové soubory velkoobchodně. Máte něco, co byste chtěli přidat? Dejte nám prosím vědět v našem diskusním fóru. Jako vždy se těšíme na vaši zpětnou vazbu.