Průvodce rychlými kroky v aplikaci Microsoft Outlook

Aplikace Outlook obsahuje funkci Rychlá schůzka, která vám umožňuje provádět několik zpráv s jedním kliknutím. Aplikace Outlook obsahuje několik výchozích kroků Quick Steps, ale také můžete vytvořit vlastní (a výchozí je odstranit, pokud je nepotřebujete). Pokud pravidelně provádíte stejnou sadu akcí, vytvoření rychlého kroku a přiřazení klávesové zkratky vám ušetří spoustu času. Zde je, jak fungují.

Výchozí nastavení QuickSteps

Rychlé kroky naleznete na kartě Domovská stránka aplikace Outlook. Když se poprvé spustíte, zobrazí se zde výchozí Rychlé kroky. Klepnutím na libovolnou z nich můžete použít zvolené zprávy na zahrnuté akce.

Výchozí rychlé kroky zahrnují:

1. Stěhovat se do ?: Otevře okno pro výběr složky, do které chcete posunout zprávu.
2. Do správce: Vytvoří předávanou kopii aktuálně vybrané zprávy s adresou vašeho správce.
3. E-mail týmu: Vytvoří prázdnou zprávu určenou členům vašeho týmu. (Je-li váš e-mail spravován vaším zaměstnavatelem, pak v závislosti na tom, jak správci Exchange nakonfigurovali vaši poštovní schránku, může aplikace Outlook již vědět, kdo je váš manažer a členové týmu. Pokud tomu tak není, musíte je vyplnit při prvním použití rychlé kroky.)
4. Hotovo: Označuje zprávu jako přečtená a dokončená a poté ji odešle do zadané složky. Při prvním použití této složky budete mít určit složku, ale od té doby bude aplikace Outlook zapamatovat vaši volbu a odeslat ji do složky při každém použití rychlého kroku.
5. Replay & Delete: Otevírá odpověď na aktuálně vybranou zprávu a po odeslání odpovědi odstraní aktuálně vybranou zprávu.

Aplikace Outlook zobrazí pouze dostupné rychlé kroky. Pokud jste například neměli vybranou zprávu, zobrazí se pouze Rychlý krok "Týmový e-mail", protože ostatní výchozí obsahují práci na existující zprávě.

Jak vytvořit rychlý krok

Chcete-li přidat nový Quick Step, klikněte v poli Rychlé kroky na možnost "Vytvořit novou".

Otevře se nové okno, kde můžete pojmenovat svůj rychlý krok a zvolit akce, které chcete provést.

Po klepnutí na rozbalovací nabídku "Vyberte akci" získáte seznam možných akcí, z nichž každá vám může poskytnout další možnosti výběru.

Přidáme dvě akce: jednu, abychom přesunuli zprávu do složky a jednu ji označili jako přečtené.

Vyberte akci "Přesunout do složky" a vyberte složku, do které chcete přesunout zprávy.

Poté klikněte na "Přidat akci" a přidejte druhou akci.

V rozevírací nabídce vyberte možnost Označit jako čtení.

Volitelně můžete zvolit jednu z vestavěných klávesových zkratek a přidat text, který se zobrazí, když umístíte ukazatel myši na ukazatel myši rychlým krokem (stručný návod, který vám připomene akce, které učiní Quick Step, je užitečné).

Klepněte na tlačítko Dokončit a nový rychlý krok se zobrazí v poli Rychlé kroky v aplikaci Outlook. Pokud umístíte ukazatel myši na položku Rychlý krok, zobrazí se klávesové zkratky, které jste vybrali, a text, který jste zadali.

Jediné, co musíte udělat, je vybrat zprávy a kliknout na nový QuickStep (nebo stisknout klávesovou zkratku), abyste mohli uplatnit své akce.

Jak upravit nebo smazat QuickStep

Chcete-li upravit nebo odstranit funkci Rychlý krok, klepněte na malou šipku v pravé dolní části skupiny Rychlé kroky na pásu karet.

Otevře se okno "Spravovat rychlé kroky".

Zde máte možnost upravit, duplikovat (což vytváří přesnou kopii vybraného Rychlého kroku, pokud chcete podobnou, ale s nepatrnou změnou), nebo odstranit krok rychlého.

Můžete také změnit pořadí, ve kterém se vaše rychlé kroky zobrazí na pásu karet nebo vytvořit nový krok rychlého kroku.

Nakonec je možnost "Obnovit výchozí nastavení".

Volba možnosti "Obnovit výchozí" odstraní všechny vytvořené rychlé kroky, které znovu vytvoří výchozí kroky, které jste možná odstranili. Odstraňuje také všechny změny, které jste provedli ve výchozích krocích. Protože nemůžete tuto akci vrátit zpět, zobrazí se varování. Klepnutím na tlačítko Ano proveďte reset.

Můžete také obejít okno "Spravovat rychlé kroky" pro jednotlivé akce programu Quick Step klepnutím pravým tlačítkem myši na rychlý krok v pásu karet. Zobrazí se kontextové menu, ve kterém můžete upravit, duplikovat nebo smazat Rychlý krok.

A to jsou rychlé kroky. Neprošli jsme se všemi možnými akcemi, které můžete přidat do Rychlého kroku, protože tam jsou spousta tun a je to docela intuitivní rozhraní, jakmile víte, jak to funguje. Chcete-li, aby aplikace Outlook byla efektivnější a časově náročnější, jsou rychlé kroky skvělým místem pro spuštění.