10 tipů a triků pro Dokumenty Google
Dokumenty Google neobsahují přeplněnou stuhu plnou funkcí, které najdete v sadě Microsoft Office, ale v rukávu má poměrně málo užitečných triků. Možná tyto funkce nikdy nenajdete, pokud je nebudete hledat.
Webová kancelářská sada společnosti Google se v průběhu let vyzrál a nyní nabízí vše od přístupu offline k doplňkové podpoře třetích stran. Je to stále snadno použitelná kancelářská sada, která funguje všude s vynikajícími funkcemi spolupráce v reálném čase.
Povolit přístup offline
Dokumenty Google mohou pracovat offline. Umožňuje vám vytvářet nové dokumenty, pokračovat v práci na aktuálních dokumentech a dokonce i prohlížet dokumenty bez připojení k Internetu. Po opětovném připojení k internetu budou vaše změny synchronizovány online.
Tato funkce vyžaduje prohlížeč Google Chrome, takže pracuje na systémech Windows, Linux, Mac OS X a Chromebooků. Chcete-li toto nastavení nastavit, otevřete web služby Disk Google, klikněte na tlačítko ozubeného kola v pravém horním rohu stránky a klikněte na Nastavení. Na podokně Obecné ověřte, zda je povolena možnost Synchronizace práce s tímto počítačem tak, aby byla povolena možnost offline, a klepněte na tlačítko Hotovo. Chcete-li službu Dokumenty Google používat offline, stačí se vrátit na web služby Disk Google v Chromu, pokud nemáte připojení k Internetu.
Spolupracujte v reálném čase
Dokumenty Google mají lepší funkce spolupráce než verze pro stolní počítače sady Microsoft Office. Můžete spolupracovat v reálném čase a všichni, kteří mají přístup k dokumentu, budou moci tuto funkci okamžitě upravit. Uvidíte kurzorů ostatních lidí v dokumentu a můžete je sledovat v reálném čase.
Klepnutím na Soubor> Sdílení spusťte sdílení dokumentu. Můžete pozvat jednotlivé lidi na jejich e-mailové adresy nebo povolit každému, kdo má zvláštní odkaz na dokument, aby ho upravil.
Sdílení se netýká pouze úpravy - funkce Sdílení vám umožní sdílet dokument s jedním nebo více lidmi, aby si je mohli prohlížet. Vždy budou mít nejnovější kopii, takže to může být pohodlnější než odesílání e-mailů. Můžete také dát lidem možnost ponechat komentáře na dokumentu, abyste získali jejich vstupy, aniž byste jim mohli upravovat svůj dokument.
Publikujte dokument
Dokumenty Google vám umožňují rychle publikovat dokument online. Stačí kliknout na položku Soubor> Publikovat na webu a kliknout na tlačítko Spustit publikování. Budete mít veřejný odkaz na dokument v publikované podobě, abyste jej mohli sdílet s jinými lidmi a mohli je zobrazit. Nemusíte hostit dokument na svých serverech někde.
Tato funkce je oddělena od funkce sdílení. Když je dokument publikován, může ho zobrazit někdo s tímto odkazem. Když je sdílený, může být sdílen pouze s hrstkou lidí. Když lidé přistupují ke sdílenému dokumentu, zobrazí se editor dokumentů Google. Když přistupují k publikovanému dokumentu, uvidí dokument jako typickou webovou stránku.
Přejděte na následující typ / předchozí typ
Pro rychlou opravu chyb použijte klávesovou zkratku Ctrl + a přejděte k dalšímu překlepu v aktuálním dokumentu a Ctrl +; přejít na předchozí typo. To vám umožní rychle napravit typy bez procházení aktuálním dokumentem a hledat ty červené podtržení.
Dokumenty Google také nedávno získaly funkci Kontrola pravopisu, která vám umožní rychle vyřešit problémy v aktuálním dokumentu - funkci, kterou postrádal již dlouho - stačí kliknout na Nástroje> Kontrola pravopisu a použít ji.
Vyhledat a vložit odkazy
Dokumenty Google obsahují sílu vyhledávání Google, která vám pomůže snadno vkládat odkazy do aktuálního dokumentu. Spíše než otevření nové karty prohlížeče a hledání stránky, kterou chcete propojit, můžete vyhledat přímo z dialogového okna odkazu. Chcete-li to provést, klepněte na možnost Vložit> odkaz. Zadejte vyhledávání do dialogového okna a Google zobrazí stránky, které odpovídají vašemu vyhledávání - kliknutím na něj vytvoříte odkaz na vybranou adresu.
Konfigurace textových stylů
Spíše než ručně formátovat každý bit textu v dokumentu, místo toho byste měli formátovat text pomocí stylů. To znamená, že spíše než nastavit všechny své nadpisy na určitou velikost písma a tučný text, měli byste jen kliknout na pole styl a nastavit je na "Nadpis 1."
Můžete také snadno upravit nastavení písma používaná pro různé styly. Nejprve zformátujte nějaký text a použijte typ formátování, který chcete použít pro styl. Vyberte tento text, klepněte na pole styl v horní části obrazovky a klikněte na šipku napravo od stylu, který chcete upravit. Klikněte na možnost "Aktualizovat" název stylu "na shoda" a ten styl bude nyní používat typ zvoleného formátování.
Chcete-li tyto styly přizpůsobit a použít je v jiných dokumentech, klepněte zde na nabídku Možnosti v dolní části seznamu a vyberte "Uložit jako mé výchozí styly".
Spravujte svůj osobní slovník
Pokud Dokumenty Google myslí, že slovo je překlep, ale víte, že je správné, můžete pravým tlačítkem myši kliknout na podtržené slovo a zvolit Přidat do osobního slovníku. Potom můžete kliknout na položku Nástroje> Osobní slovník a upravit seznam slov ve svém osobním slovníku. Pokud omylem přidáte do tohoto seznamu chybně napsané slovo, musíte jej odstranit, než vás Google o tom znovu upozorní.
Tato volba je poměrně nedávná funkce - dříve Google Docs by vám nedovolil odstranit slova, která jste přidali do tohoto seznamu. Možná budete chtít seznam zobrazit a ujistit se, že jste v minulosti nesprávně přidali nesprávná slova do seznamu.
Kopírovat a vložit pomocí schránky webu
Dokumenty Google mají funkci webové schránky, kterou sdílí v dokumentech Dokumenty, Tabulech a Prezentacích Google. Tato schránka je přiřazena k vašemu účtu Google, takže vás bude sledovat ve všech počítačích, které používáte. Na rozdíl od standardní schránky operačního systému může webová schránka obsahovat více položek. Schránka podporuje text, obrázky, kresby a další bity dat z dokumentů Google.
Chcete-li tuto funkci použít, vyberte nějaký text, klepněte na tlačítko Upravit a použijte nabídku Webová schránka. To je nejlepší způsob, jak kopírovat některé typy dat, například výkresy, mezi různé typy dokumentů Google. Položky, které uložíte do webové schránky, budou vymazány po 30 dnech, pokud s nimi nebudete komunikovat.
Použijte nástroj pro výzkum
Dokumenty Google obsahují postranní panel určený k vyhledávání - otevřete jej klepnutím na položku Nástroje> Výzkum. Tento postranní panel umožňuje vyhledávat obrázky, citace a výsledky webových stránek, takže je můžete snadno vložit do dokumentu. Také usnadňuje hledání akademických studií a rychle vkládá příslušné poznámky pod čarou nebo citace pro citace MLA, APA nebo Chicago citace. Můžete také rychle vkládat citace do webových výsledků - může to být snadný způsob, jak vytvořit bibliografii školního papíru.
Nainstalujte doplňky
Doplňky jsou zcela novou vlastností. Jedná se o bity softwaru třetích stran vytvořené pomocí skriptu Google Apps Script. Můžete je nainstalovat klepnutím na příkaz Nástroje> Spravovat doplňky. Mohou být použity v nabídce doplňků.
Můžete například nainstalovat doplněk Thesaurus, který umožňuje vybrat libovolné slovo a klepnutím na Doplňky> Tezaurus> Hledat synonyma pro vybrané slovo zobrazíte synonyma při psaní dokumentu. Mezi další doplňky patří snadný tvůrce bibliografie, diagramový nástroj a generátor obsahu.
Dokumenty Google mají také více triků v rukávu. Soubor File> Download as je obzvláště užitečný, což vám umožňuje stahovat dokument v mnoha různých formátech. Můžete jej stáhnout jako dokument PDF nebo Microsoft Office, pokud potřebujete dokument odeslat nebo odeslat e-mailem v určitém formátu souboru.
