Průvodce online spoluprací Užitečné tipy, nástroje a aplikace

Umění online spolupráce bylo během několika desetiletí pomalu doladěno. Dalo by se argumentovat, že digitální sítě začaly s popularitou mobilních telefonů. Síť World Wide Web se však rozšířila, aby vytvořila místo setkání, kde se myšlenky mohou vyvinout v něco velmi reálného a hmatatelného. Práce s týmem jakékoli velikosti bude vyžadovat určitý kompromis. Se správnými nástroji a ideologiemi je možné vybudovat některé z největších technologických vylepšení budoucnosti.

Zdá se, že je mnohem snazší to udělat písemně, než když potřebujete své nápady uvést do pohybu. Musíte si všichni myslet na stejné stránce a efektivně komunikovat své nápady. To vyžaduje silné vedení a správnou platformu pro zahájení tvůrčího úsilí. V tomto článku chci sdílet některé z mých ukazatelů, aby se váš tým spolupracoval online.

Získání organizovaného týmu

Přes mnoho pokusů a omylů jsem dospěl k závěru, že organizace je číslo jedna radu, kterou byste měli následovat. Pokud si vezmete něco z tohoto článku, mělo by to být, jak se váš tým organizovat.

(Zdroj obrázku: applec2400)

Každý projekt může potřebovat jiný styl organizace. Musíte mít čistou metodu pro sdílení nápadů a seskupení souvisejících témat dohromady. E-mail je jasnou volbou, protože můžete nastavit kategorie a značky pro archivované diskuse. Ale není to tak skvělé pro sdílení v reálném čase mezi více lidmi.

Soukromá fóra

Chatové aplikace jsou dalším řešením, ale nejsou tak skvělé s ukládáním starších textových konverzací. To znamená, že je velmi obtížné organizovat informace nebo dokonce přistupovat k nim později.

Věřím, že soukromé diskusní fórum může být ideálním místem pro sdílení těchto nápadů. Každý člen týmu může vytvářet nová témata a odpovídat na komentáře v reálném čase. Nezáleží na tom, kdo je online, protože všechny starší příspěvky jsou navléknuty lineárním způsobem. Také můžete tyto skupiny seskupit do kategorií a podkategorií na domovské stránce fóra.

Většina webhostingu bude standardně nastavena na prostředí PHP / MySQL serveru. Pro open source řešení doporučuji phpBB nebo Simple Machines. Každý z nich má vlastní sadu webových šablon, které jsou ideální pro malé týmové spolupráce. Oba skripty jsou stále v aktivním vývoji a nevykazují žádné známky zastavení.

Delegování úkolů

Další velkou překážkou, se kterou se váš tým dostane, je organizování úkolů. Ty mohou zahrnovat vše od marketingu, vývoje obsahu, designu / grafiky a kódování frontendu nebo backendu webových stránek, plus další důležité úkoly, které potřebujete udělat..

Pokud jde o správu úkolů, je třeba zvážit více než dost placených řešení. Flow je krásně navržený systém pro správu úloh postavený pro malé a velké týmy. Úkoly lze seskupit do seznamu nebo zobrazit v měsíčním kalendáři. Navíc můžete organizovat úkoly do kategorií a značek a připojovat je ke konkrétnímu uživateli. Společnost dokonce vyvinula aplikace Flow pro zařízení iPhone a Android. Bohužel jejich systém řízení bude stát až 100 dolarů ročně a to není spolehlivé pro mnoho malých podniků.

(Zdroj obrázku: Dhaval Motghare)

Pro bezplatné řešení doporučuji Wunderlist. To musí být jeden z nejlepších systémů pro správu úloh, které můžete najít online. Jejich webová aplikace je velmi intuitivní a umožňuje sdílet s ostatními přáteli ve vaší síti. To znamená, že můžete vytvořit pracovní prostor projektu a všechny nové úlohy, které vytvoříte, budou automaticky synchronizovány do svých účtů! Wunderlist podporuje Mac OSX a Windows, plus iPhone, iPad a Android mobilní aplikace.

Cloudové úložiště

Ukládání souborů do Cloudu se téměř stalo nezbytným moderním řešením pro ukládání souborů a sdílení souborů. Existuje tolik aplikací, které nabízejí cloudové úložiště pro všechny soubory projektu vašeho týmu.

Účelem je nastavit jednu oblast, kde každý může přistupovat k důležitým souborům kdykoliv během dne. To je nezbytné, pokud jste pracovali s lidmi z různých částí světa a žili ve zcela odlišných časových pásmech. Bylo by těžké být vždy v synchronizaci. Ale cloud skladování dramaticky změnilo situaci k lepšímu.

CloudApp je asi první myšlenka, která přijde na mysl. Jejich pro účty jsou velmi rozumné ceny a máte téměř žádné omezení na celkový počet souborů, které můžete nahrát. Volní uživatelé nikdy neuvidí platnost svého účtu, takže všechny jejich soubory jsou bezpečně uloženy v CloudApp tak dlouho, jak je potřeba.

Dalším řešením je Droplr, což je novější aplikace na scéně Cloud Hosting. Mají také software pro operační systémy Windows a Mac, což znamená, že můžete webové rozhraní zcela obejít. Jediný rozdíl mezi těmito dvěma aplikacemi je jejich UI design a cenové grafy. Podívejte se na obě strany a zjistěte, zda byste měli být jedno nad druhým.

Webové aplikace Google

Když diskutujeme o spolupráci v Cloudu, nemůžeme zapomenout na Google. Jejich průkopnické produkty posunuly limity v oblasti internetové technologie a umístily volné nástroje do rukou podnikatelů. Můj oblíbený příklad musí být Dokumenty Google, kde můžete vytvořit neomezený počet textových dokumentů, tabulek a prezentací. Vše, co potřebujete, je účet Google a jejich ohromná síť serverových farem udrží vaše soubory bezpečně uložené.

Nejlepší je jejich unikátní systém sdílení a snadno použitelné rozhraní. Jakmile se nacházíte v dokumentu, můžete upravit nastavení ochrany osobních údajů kliknutím na tlačítko “Podíl” v pravém horním rohu. Zobrazí se možnosti, ve kterých můžete dokument otevřít veřejnosti nebo omezit na vybraný počet osob. Ty jsou spravovány e-mailovými adresami, takže i když členové týmu nemají účet Google, mohou se stále přihlásit a upravovat obsah.

Práce na Mobile

Ne každý z nich provedl přechod z desktopu na mobilní platformu. Připouští se, že stále existuje velká potřeba používání stolních počítačů, které nabízejí spoustu nemovitostí na obrazovce, nemluvě o podpoře tisíců aplikací. Ale mobilní telefony se systémem iOS nebo Android se rychle stávají normou v populární kultuře.

Dokonce si všimneme malých dětí, které stahují nové aplikace na svůj iPhone nebo iPod Touch. Je těžké ignorovat mobilní trh, pokud jde o online spolupráci. K dispozici je tolik produktů, ale pouze ty nejznámější byly schopny uvolnit aplikace pro mobilní telefony.

Dva skvělé příklady zahrnují Basecamp 37signals a Socialcast. Basecamp je spíše tradiční nástroj pro spolupráci, kde můžete vytvářet pracovní prostory projektu a delegovat úkoly pro různé uživatele. To je ideální pro menší projektové týmy, které z práce dělají malý zisk. Socialcast je na druhou stranu mnohem podrobnějším produktem. Nabízejí volný plán, který je skvělý pro testování na místě. Pokud se podíváte na stránku s informacemi o produktech, všimnete si všech malých detailů vložených do tohoto produktu. Jejich mobilní podpora je bezvadná a umožňuje přístup k nejpozoruhodnějším funkcím. Některé z nich zahrnují analytická data webového provozu, přiřazení úkolů, e-mailové zprávy aplikace Outlook a dokonce i widgety pro mikroblogování (aktualizace stavu, komentáře, dotazy atd.).

Více populárních webových aplikací

Spolu s výše uvedeným jsem sestavil malou sbírku velmi populárních webových aplikací pro online spolupráci. Synchronizace úkolů a budování nového projektu s těmito výkonnými nástroji nikdy nebylo snazší.

Doporučuji vyzkoušet si každý výrobek, abyste zjistili, jak to funguje pro vás. Pokud se nějaká aplikace cítí neohrabaná nebo neužitečná, nebojte se ji upustit a přejít na další. Váš čas není něco, co by mělo být zbytečné, a když najdete správnou aplikaci, budete to vědět!

Dropbox

To je další opravdu skvělý start, který mě ještě nespustil. Odborníci v tech průmyslu vědí, že slovo z úst je obrovský kus marketingu. A Dropbox se ukázal být neuvěřitelný s touto technikou při rozšiřování limitů pro nahrávání uživatelů prostřednictvím partnerských doporučení.

Hlavní stránka obsahuje odkazy, kde si můžete stáhnout software pro Mac, Windows, Linux nebo dokonce mobilní zařízení. Jejich tým je neuvěřitelný a aplikace opravdu dělá “zjednodušit život”. Základní bezplatný plán omezuje ukládání dat na 2 GB, ale pro účty a týmy se mohou zvýšit na 1 terabajt nebo více!

Wunderkit

Wunderkit může být mou oblíbenou volbou ze všech online nástrojů pro webovou spolupráci. Toto je vyvíjeno stejnými lidmi, kteří dělali Wunderlist s výjimkou mnohem více funkcí. Aplikace má sociální připojení, kde má každý uživatel svůj vlastní síťový profil. Zobrazí se jejich aktuální pracovní prostory, úkoly, fotografie uživatele, bio a další osobní informace o projektu. Ale nejlepší je, že Wunderkit vám umožňuje segmentovat veřejnost a soukromých pracovních prostorů.

Díky tomu je velmi snadná spolupráce s mnoha různými lidmi prostřednictvím jediné aplikace. A ještě lépe, mají podporu aplikací v OSX a iOS App Stores.

Sync

Jedná se o malou, ale pozoruhodnou aplikaci, která bude fungovat jako online nástroj Collab. Snyc.in vytvoří veřejné poznámky, které jsou definovány jedinečnými ID klíčů. Můžete přidat libovolný text, například odkazy URL, odrážky, značení HTML - skutečně jakoukoli formu zadávání textu.

Zkopírováním adresy URL poznámky můžete sdílet stejný text se všemi partnery svého týmu. Mají možnost editovat to, co jste již vytvořili, nebo dokonce přidat vlastní poznámky do mixu. A můžete definovat nastavení, kde budou jednotlivé úpravy autora zvýrazněny jinou barvou a roztříděny podle časového razítka.

Je pravda, že aplikace není tak užitečná při archivaci vašich minulých úprav. Pokud však potřebujete živý textový soubor pro sdílení jednoduchých poznámek, pak je Sync.in dokonalý.

Zoho projekty

Zoho je velmi podobný Basecampu kromě jejich volné verze je prodloužena navždy. Jakýkoli bezplatný účet je omezen na 1 pracovní prostor projektu s neomezeným počtem uživatelů. Jste také omezeni na uploady souborů, ale wiki a další nástroje jsou vynikající.

Pokud jste nikdy neslyšeli o Zoho projektech, než jsem velmi doporučuji vzít turné rychle. To zahrnuje několik screenshotů, abyste se seznámili s panelem admin a mnoha základními funkcemi. Jejich ceny mohou být velmi drahé ve srovnání s ostatními možnostmi, které jsem poskytl. Pokud však můžete spravovat bezplatný účet, Zoho nabízí skvělé řešení jako dočasný projektový prostor.

Příbuzný: 15 Velké online alternativy sdílení souborů

Závěr

Vytváření sítí a spolupráce je vždy šedou oblastí pro nové spoluhráče. Může být obtížné definovat, kdo jsou vedoucí projektu a jaké úkoly jsou každému členovi přiřazeny. Naštěstí máme přístup k mnoha aplikacím posetým v tomto příspěvku, aby byl proces o něco jednodušší.

Doufám, že tento průvodce objasnil některé vnitřní mechaniky potřebné pro práci online. Kterýkoliv tým bude potřebovat pohodlné sdílení nápadů a respekt k sobě. Kreativní typy milují stavět nové věci - je to v naší přírodě. A jediné, co je lepší, než budovat kreativní nápady, je budovat je s ostatními lidmi po vaší straně.